DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
IL SINDACO CON I CALZINI CORTI
15 gennaio 2018
Il sindaco con i calzini corti è volutamente una provocazione.La notizia è del 12 gennaio: la Governatrice del Friuli Venezia Giulia (o la Governatore?) ha inviato ai Sindaci della Regione una pubblicazione scritta da Giovanni Battista Borgiani, un esperto in materia di comportamento e cerimonie, e patrocinata dall'ANCEP (l’Associazione nazionale cerimonialisti enti pubblici).
La buona cosa è che alcuni commentatori, anziché cedere alla facile tentazione di maramaldeggiare a sarcasmo e ironia, hanno dato (un po' di) credito all'iniziativa, riportando indicazioni e consigli. Certo, non si sono risparmiati la paternale, del tipo "Meglio che l'assessore faccia funzionare i trasporti pubblici e ignori come si fa il baciamano", ma su una notizia così era un po' come fare gol a porta vuota.
Tra le cose significative, le regole sull'esposizione delle bandiere (sistemate troppo spesso a casaccio anche in sedi illustri e insospettabili): è una boutade, ma il fatto di essere tifosi della Roma - o dell'Udinese, visto che parliamo del Friuli - non autorizza a mettere la bandiera giallorossa - o bianconera - al centro tra l'italiana e l'europea.
Avvicinandoci agli argomenti più spinosi, quelli su come ci si veste e comporta, siamo proprio sicuri che non sia utile far mente locale sul fatto che un conto è la fascia di "Miss Universo'"(o Mister: quello in carica è un portoricano), destinata a far risaltare forme e bellezze, altro conto quella da Sindaco (o Sindaca, non ci abitueremo mai), che si indossa in un modo e non in un altro, in un'occasione e non in un'altra?
D'accordo, dire che bisogna lavarsi dovrebbe essere superfluo, ma i posti a tavola li sa davvero qualcuno? (gli ospiti stranieri ci fanno caso eh, eccome, specie gli orientali). E sapere come rivolgersi correttamente a un Vescovo o un Cardinale, rileva o no? Il camion dell'immondizia gira o non gira per le strade indipendentemente dal fatto che il buon amministratore in una pubblica occasione si sia comportato goffamente o in modo appropriato...
Qualcuno si sarà offeso, è normale, ma magari qualcun altro sarà andato a leggere, imparando qualcosa (o rinfrescando una memoria dimenticata). Indossare cravatta e pochette della stessa fantasia è sbagliato. Può sembrare un inutile dettaglio, va bene, ma ricordare che sarebbe meglio di no - come il calzino corto - ci sembra francamente innocuo.
