UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
DIECI REGOLE PER UNA NEWSLETTER
24 febbraio 2017
L'interesse per il buon comportamento non passa di moda con il mutare delle società, ma cambia indirizzo: i suggerimenti più richiesti di "ieri" (abiti da cerimonia, posti a tavola, regali) riguardano sempre meno persone.
Che cosa fa audience, allora? La tecnologia applicata all'umano interagire: relazionarsi in rete, frequentare social network, usare gli strumenti (smartphone e tablet), inviare una newsletter.
A quest'ultimo riguardo, ecco dieci regole da seguire per inoltrare periodicamente lo stesso testo a soggetti diversi.
1. Chiedere il permesso di usare una email, comunque la si sia ottenuta, è obbligatorio. Avete ricevuto un biglietto da visita? Pensate che lui/lei possa essere interessato ad avere notizie da voi? Avvertite: difficilmente dirà di no.
2. Il cancellarsi deve essere facile e immediato. Statisticamente, un approccio semplice alla possibilità di interrompere un rapporto lo rafforza: "mai catena fece buon cane", vale tanto per i matrimoni che per gli iscritti alle newsletter...
3. Il tutto non può che essere breve. Massimo l'equivalente di un A4 corpo 13, 30 righe di 60 caratteri (cioè 2500 battute circa), meglio se diviso da spazi e se con un "cappello" (50 parole) che riassume/annuncia il contenuto.
4. La scrittura sia conseguente. Avete annunciato (anche solo titolando) un testo che riguarda le mele? Il lettore si aspetterà che parli di mele. Un accenno agli ananassi, passi, ma che contenga le regole della bistecca alla brace non va bene.
5. Prima di spedire, bisogna rileggere cento volte. I refusi (per non parlare degli errori di grammatica), le inesattezze, perfino le ripetizioni di termini possono essere percepiti dai riceventi come una piccola mancanza di rispetto.
6. Attenzione all'uso degli ipertesti. I link siano pochi, chiari, possibilmente indispensabili. Soprattutto, non possono mancare quel che promettono, cioè funzionare. Controllare sempre e, se sono difettosi, cassarli.
7. Onestà. La mail contiene pubblicità, riferimenti commerciali, analisi di mercato, inviti a eventi pubblici a pagamento (suggerimenti di donazioni, perfino...)? Meglio dirlo prima: chi è contrario eviterà di leggere.
8. Linguaggio semplice e pulito. Nessun lettore ama parole che non conosce, quindi (a meno siano indispensabili; cosa che, pure se raramente, capita), evitare termini desueti, esoterici, complessi, involuti.
9. Caratteri piani, poca interpunzione, maiuscole SOLTANTO se si vuol rafforzare in modo evidente un concetto. Cornicette, asterischi, sottolineature (le faccette manco val la pena di nominarle, vero?), pochi o punti.
10. Mandata la lettera, risposto alle sollecitazioni, è bene ricordarsi di curare l’indirizzario (eliminando gli account inattivi). E' vero che si tratta di un’attività utile innanzitutto a chi spedisce, ma significa attenzione (ancorché invisibile) per chi riceve.
