DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
DIECI REGOLE PER UNA NEWSLETTER
24 febbraio 2017
L'interesse per il buon comportamento non passa di moda con il mutare delle società, ma cambia indirizzo: i suggerimenti più richiesti di "ieri" (abiti da cerimonia, posti a tavola, regali) riguardano sempre meno persone.
Che cosa fa audience, allora? La tecnologia applicata all'umano interagire: relazionarsi in rete, frequentare social network, usare gli strumenti (smartphone e tablet), inviare una newsletter.
A quest'ultimo riguardo, ecco dieci regole da seguire per inoltrare periodicamente lo stesso testo a soggetti diversi.
1. Chiedere il permesso di usare una email, comunque la si sia ottenuta, è obbligatorio. Avete ricevuto un biglietto da visita? Pensate che lui/lei possa essere interessato ad avere notizie da voi? Avvertite: difficilmente dirà di no.
2. Il cancellarsi deve essere facile e immediato. Statisticamente, un approccio semplice alla possibilità di interrompere un rapporto lo rafforza: "mai catena fece buon cane", vale tanto per i matrimoni che per gli iscritti alle newsletter...
3. Il tutto non può che essere breve. Massimo l'equivalente di un A4 corpo 13, 30 righe di 60 caratteri (cioè 2500 battute circa), meglio se diviso da spazi e se con un "cappello" (50 parole) che riassume/annuncia il contenuto.
4. La scrittura sia conseguente. Avete annunciato (anche solo titolando) un testo che riguarda le mele? Il lettore si aspetterà che parli di mele. Un accenno agli ananassi, passi, ma che contenga le regole della bistecca alla brace non va bene.
5. Prima di spedire, bisogna rileggere cento volte. I refusi (per non parlare degli errori di grammatica), le inesattezze, perfino le ripetizioni di termini possono essere percepiti dai riceventi come una piccola mancanza di rispetto.
6. Attenzione all'uso degli ipertesti. I link siano pochi, chiari, possibilmente indispensabili. Soprattutto, non possono mancare quel che promettono, cioè funzionare. Controllare sempre e, se sono difettosi, cassarli.
7. Onestà. La mail contiene pubblicità, riferimenti commerciali, analisi di mercato, inviti a eventi pubblici a pagamento (suggerimenti di donazioni, perfino...)? Meglio dirlo prima: chi è contrario eviterà di leggere.
8. Linguaggio semplice e pulito. Nessun lettore ama parole che non conosce, quindi (a meno siano indispensabili; cosa che, pure se raramente, capita), evitare termini desueti, esoterici, complessi, involuti.
9. Caratteri piani, poca interpunzione, maiuscole SOLTANTO se si vuol rafforzare in modo evidente un concetto. Cornicette, asterischi, sottolineature (le faccette manco val la pena di nominarle, vero?), pochi o punti.
10. Mandata la lettera, risposto alle sollecitazioni, è bene ricordarsi di curare l’indirizzario (eliminando gli account inattivi). E' vero che si tratta di un’attività utile innanzitutto a chi spedisce, ma significa attenzione (ancorché invisibile) per chi riceve.
