RIUNIONI GALEOTTE

Da un'inchiesta della BBC su usi e costumi "di riunione" in giro per il mondo risulta che gli Italiani sono meeting-participants riottosi e indisciplinati (l'approccio più benevolo è: "Ma che dovremo dirci? Tanto è tutto già deciso"). Ha scritto Roberto Gervaso che l'italiano non si organizza, si arrangia. NON è vero, ma qualcosa, evidentemente, possiamo migliorare...  

ORDINE DEL GIORNO. Dal momento che non ci si riunisce per il piacere di stare insieme (per quello, in ufficio, c'è il caffè; al bar o davanti alla geniale macchinetta santificata in "Camera Caffè"), è bene indicare/conoscere di quali argomenti si tratterà. I giapponesi l'ordine del giorno lo imparano a memoria; per tedeschi e austriaci è vangelo. Allora: se avete una riunione da organizzare, premuratevi: tutti devono essere messi in condizione di conoscere l'oggetto con debito anticipo.

PUNTUALITA'. Come nella vita presentarsi in ritardo a una riunione è una mancanza di rispetto. Diciamo che da noi, se non ci son tutti, qualche minuto si aspetta, ma pochi. In ogni caso, attendere qualcuno (magari sempre lui o sempre lei) è insopportabile. Pare che gli stranieri sappiano che non solo in Italia alla riunione si arriva quando si arriva (come il Natale della pubblicità...) ma anche che non necessariamente si ...resta fino alla fine! Allora, se davvero non si può rimanere (accidente del quale ci si scusa, e molto), è indispensabile avvertire all'inizio, dando modo a tutti di stringere i tempi.

DURATA? Il minimo indispensabile. Facile, no? Già, ma che cosa c'è di veramente indispensabile in una riunione? Americani e canadesi ritengono fondamentale scaldare l'ambiente con qualche battuta o aneddoto, svedesi e finlandesi lo giudicherebbero inutile. Gli italiani non vedono l'ora di divagare. Gli asiatici, in testa Cina, Taiwan, Malaysia e Singapore, non ritengono che la riunione sia l'opportunità per un brainstorming, si ascolta e basta. Una ricerca di Epson e del Centro Business & Economia (CEBR) ha appurato che le ridurre le perdite di tempo in riunione nel Regno Unito potrebbe far risparmiare 25 miliardi di sterline l'anno (un punto e mezzo di PIL). Sono leggende che lasciano il tempo che trovano, ma mai come in questo contesto vale il monito di Zio Paperone: "Nipote, il tempo è denaro!"

INTERVENTI. Dei (saggi) silenzi degli orientali abbiamo detto. Ma star fermi come salami alle riunioni può nuocere alla carriera. E' così negli Stati Uniti (Meryl Streep/Miranda Priestly in "Il Diavolo veste Prada", indispettita perché nessuno parla, al primo intervento rileva sarcastica: "Per fortuna c'è qualcuno che è venuto a lavorare stamattina!"). E allora? Suggerisce Corinne Maier nel suo "Buongiorno pigrizia" - dal significativo sottotitolo: "Come sopravvivere in azienda lavorando il meno possibile" - che bisogna dire una cosa breve, massimo due, e poi tacere. Se i presenti non si conoscono tutti, bisognerebbe presentarsi (o essere presentati) prima di svolgere il proprio intervento. Naturalmente, NON si interrompe chi parla. Nemmeno (al contrario, per così dire) si approfitta della riunione per esporre la propria visione del mondo con interventi interminabili.

TELEFONINO. La ricerca della BBC ci avverte che i cinesi sono telefoninodipendenti più di noi: ne portano più di uno in riunione e non si vergognano di compulsarlo di continuo. In Italia non viene spento mai; i più avveduti inseriscono la vibrazione e spesso qualcuno scompare sotto il tavolo tra i sussurri (è la mamma o la moglie più spesso dell'amante). Va bene la famiglia, per carità, ma insomma il cellulare andrebbe spento.