UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
10 REGOLE PER IL PRIMO APPUNTAMENTO
2 settembre 2016
Un appuntamento è giusto quando pensiamo che possa aggiungere gioia alla nostra sicurezza, e mai dovrebbe essere carico di troppe aspettative. Detto questo, fare una buona impressione non è un male, anzi. E troppo spesso capita di dire o fare cose sbagliate.
1. Puntualità. 5 minuti si è in orario; fino a 15 è poco importante. Di più non va bene, ma senza farne un dramma: a meno che non abbiamo esagerato (tipo mezz’ora), un'attesa ragionevole genera la giusta tensione emotiva.
2 Contatto. Sorridere. Un bacio sulla guancia; se ve la sentite, anche un abbraccio. Che sia lui o lei a prendere l’iniziativa non importa. Guardare negli occhi - che al pari di altri segnali non verbali è meno assoggettato al controllo - comunica sicurezza, ma senza esagerare perché può essere causa di imbarazzo.
3. Vestire. Indossate qualcosa che vi fa sentire a vostro agio, né troppo né troppo poco, anche nel trucco. Ma se per stare bene ed essere voi stessi dovete farvi i capelli blu, fatelo. Meglio "veri" e e rilassati che "perfetti" e sulle spine. Se al primo appuntamento l'abbigliamento dell'altro vi colpisce sfavorevolmente, usate il dato come un parametro di valutazione, certo, però aspettate per un giudizio definitivo (una nostra amica sostiene che gli uomini, promettenti ma non dal punto di vista del vestire, vadano guardati come un appartamento da ristrutturare).
4. Conversazione. Ascoltare più che parlare. Preferire argomenti leggeri, di possibile comune interesse (cinema, libri, perfino politica, se si è in grado di non infervorarsi). Evitare i luoghi comuni. Fare domande con ironia e allegria favorisce un clima complice. Ma la conoscenza deve essere graduale e bisogna cercare di non avere fretta: ciascuno ha i suoi tempi per aprirsi all'altro. Parlare di soldi mai. Se si vuole avere un'idea meglio chiedere "Come va con il lavoro, sei soddisfatto?" e mostrarsi interessati ad ambizioni e obbiettivi professionali. Parlare di "ex" il meno possibile, non per negarne l'esistenza, ma in modo da evitare che un fantasma vi si sieda accanto, terzo incomodo.
5. Aspetto fisico. Non solo le donne sono suscettibili all'argomento. Vietate allusioni a pancette, peli in eccesso eccetera. Verranno dopo, semmai.
6. A tavola. Non bevete troppo (rimanere lucidi consente di poter contare su un potere decisionale indispensabile a fine serata) ma se vi va, mangiate: chi non mangia dà l'impressione di non saper godere dei piaceri della vita, ed essere chiuso alla sperimentazione e alla novità.
7. La prossima volta. Non esiste finché non sarà finita questa. Preoccupandovene prima del tempo potreste sembrare di cattivo umore. Inoltre non è cortese.
8. Sesso. Non affrettare, non demonizzare. Accettare un invito non significa che si debba finire a letto per forza, ma l'attrazione è sempre connaturata al piacere verso un'altra persona. Insomma, aver voglia è normale.
9 Cellulare. Scusa, con chi ti stai messaggiando? Il cellulare non va usato, naturalmente. Ma se capita, la curiosità è legittima a patto che non nasconda gelosia o competitività.
10 Il conto. Che sia l'uomo a pagare, purché soavemente, quasi senza darlo a vedere (a quest'ultimo riguardo, scegliere un locale dove non ci si sveni per mangiare è certamente consigliato; NON una pizzeria, eh). D'altro canto, se lei tenesse moltissimo al tenore di vita di lui, forse lui un pensierino a lasciar perdere dovrebbe farlo...
