DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
APERICENA
3 giugno 2016
«Lei conosce le regole, Fantozzi. Lei sa come deve comportarsi in società, non è vero? Quello che deve fare, quello che non deve fare...».
«Si, sì».
«Vedremo… Vedremo!!!». (*)
In questo scambio di battute tra il Direttore Conte Corrado Maria Lobbiam e Fantozzi - peraltro l'unico della saga a chiamarlo senza storpiarne il nome - c'è tutta l'ansia che è in grado di trasmettere il bon ton (e la riprovazione che si immagina possa derivare dalla trasgressione di chissà quali esoteriche convenzioni).
Da allora, di semplificazioni se ne sono fortunatamente aggiunte parecchie. Eppure, a ogni novità ci si domanda come sia giusto comportarsi. L'apericena (orribile quanto ahinoi ormai condiviso neologismo, menzionato sulla stampa nazionale tra virgolette nel primo decennio di questo millennio, quindi senza...) non fa eccezione.
CHE COSA È. Apericena s. f. o m. Aperitivo, servito insieme con una ricca serie di stuzzichini e accompagnato da assaggi di piatti differenti, salati e dolci, che può essere consumato al posto della cena (Treccani). Ovvero: occasione informale di incontro a metà tra l'aperitivo e la cena, e che può essere l'uno, l'altro o entrambi.
ORARIO. Inizio a ridosso della cena, tra le 19,30 e le 20 ma con grande flessibilità; la fine può arrivare fino alle 22,30-23 (solo nel caso di grande affiatamento: sono in tanti, oggi, a dichiarare orgogliosamente di coricarsi alle 10, per dire di quanto sia frequente voler sfuggire alla socialità, stanchi di averla subita per tutto il giorno).
DOVE. Normalmente ci si dà appuntamento in un locale pubblico, a media distanza dal luogo di lavoro di tutti (a meno che se ne sia scelto uno trendy altrove...). In casa è di solito meno frequente, ma in questi tempi elettorali, tra Roma e Milano, durante la settimana corrente ne sono stati consumati parecchi.
CHE COSA SI MANGIA. Crostini, pizzette, tapas, affettati, formaggi, cruditè e finger food in generale. Anche se non è affatto inusuale trovare un primo, un'insalata di riso o legumi e (più raramente) un secondo: l'idea è quella della massima libertà anche nel cibo. Chi ospita in casa non si senta obbligato a preparare manicaretti, ma da mangiare deve essercene, perché non è una cena ma, dopo, raramente si cena.
CHE COSA SI BEVE. Quello che si vuole. Innanzitutto vino (se non lo si è - e raramente lo si è - non si finga di essere intenditori), quindi in ordine di frequenza birra, analcolici, succhi di frutta, cocktail vari; se si è in macchina, attenzione a non tornare a casa ciucchi.
QUANTO SI STA. Non ci sono regole. Si può rimanere il tempo di un saluto veloce con la sedia presa in prestito dal tavolo accanto o passare le ore a trastullarsi. Se il ritrovo è in un locale pubblico, chi ha lanciato l'idea di vedersi per un apericena non è tenuto a fermarsi fino all'ultimo. In casa, tutti dovrebbero avere la discrezione di togliere le tende massimo per le undici o anche prima.
CHE COSA SI PORTA. Nulla, se l'appuntamento è in un locale. Anche a casa, informalità: se il padrone di casa non ha comandato il gelato o il dolce, anche niente. Semmai una telefonata o un sms il giorno dopo.
DI COSA SI PARLA. Specie in luoghi pubblici nessuno sente, nessuno segue davvero. Di cose futili va sempre bene.
------------------------------------------------------------------------
(*) Il "Secondo tragico Fantozzi" ospita il dialogo nell'imminenza di una cena ufficialissima. Fantozzi e Filini sono casualmente ammessi perché il dobermann della padrona di casa, la mitica Contessa Serbelloni Mazzanti Vien dal Mare, ha costretto i due a rifugiarsi su un albero (e loro, senza riuscirci, a tentare di indovinarne il nome: "Ivan il Terribile Trentaduesimo, discendente di Ivan il Terribile Primo, leggendario campione di caccia al mujiko, fucilato come nemico del popolo durante la Rivoluzione d'ottobre sulla piazza Rossa")...
