DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
IL CERIMONIALE A FUMETTI
13 gennaio 2017
Nei numeri 3183 e il 3185 di TOPOLINO sono comparse due storie che non solo testimoniano l’esistenza delle buone maniere e del cerimoniale, ma addirittura ne tratteggiano l’importanza nella vita dei protagonisti. Nella prima Paperinik si confronta con un capo degli Evroniani chiamato bon ton.
Nella sua lingua il nome significa “colui che sa come comportarsi”, e questo gli dà l’autorità per guidare con coraggio il suo popolo. Nella seconda, il maggiordomo di Zio Paperone tenta di convincere Dinamite Bla della indispensabilità delle buone maniere.
La circostanza ci ha incuriositi, e abbiamo cercato un contatto con gli autori per conoscere le origini di questi lusinghieri riferimenti.
Ecco la risposta ricevuta da Alessandro Sisti, autore del soggetto e della sceneggiatura della storia del numero 3183 che ha per protagonista Paperinik, dal titolo Cronaca di un ritorno. Il suo omaggio scherzoso nasce dal “convincimento, corroborato dall’esperienza di vita, che in tempi in cui denaro, notorietà e perfino l’autorità possono avere molte e diverse origini, la proprietà di comportamento è la migliore misura della qualità personale. Si tratta di un’indispensabile manifestazione di rispetto, che a determinati livelli diviene arte ed estetica (…) Nell’ambito istituzionale le forme debite assumono un peso tale da attribuire al cerimoniale importanza sostanziale come lessico espressivo”.
Il libro che di ilcerimoniale.it è il papà (Il buon Cerimoniere, Gangemi, scritto nel 1999), utilizzava i personaggi dei fumetti come “maschere” per rappresentare ordini di precedenza (viene prima Paperina o Zio Paperone?), intestazione di biglietti da visita e carta da lettere (si scrive “il Sindaco Archimede Pitagorico” o “il Sindaco dott. Archimede Pitagorico”?) e molto altro.
Alessandro Sisti ci ha fatto il regalo di dare un’occhiata a questo sito. “Me lo sono profondamente goduto, e non mi sono sfuggite le frequenti incursioni del mondo Disney, dal Pico de Paperis che funge da prototipo per la corretta scrittura degli indirizzi, alla citazione di Zio Paperone, relativa allo spreco di tempo delle riunioni. Mi hanno fatto pensare che se in qualche misura riusciamo ad essere presenti nella memoria di chi maneggia ben altri temi, forse in fondo offriamo anche noi qualcosa di buono”.
Sì, gentilissimo autore, è proprio così. C’è moltissimo di buono nello scrivere storie che sappiano far sognare piantando con noncuranza semini di fiducia nel prossimo, nella bellezza dei gesti, perfino - con la forza dell’ironia - nell’importanza delle istituzioni. Il cerimoniale e il protocollo hanno consistenza non solo giuridica, ma “democratica”, perché è attraverso la certezza delle loro forme che si manifestano lo Stato e le Istituzioni. L’individuazione delle appropriate forme di comportamento, sia individuale sia istituzionale, l’uso di simboli adeguati, consentono la veicolazione di significati che vengono letti e interpretati, e prima o poi arrivano a destinazione, che siano giusti o sbagliati (ma a questo, putroppo, si tende a non dare più alcun rilievo).
Il nostro tentativo di trattare con leggerezza argomenti solitamente considerati minori, vecchi e barbosi, comunicandoli per quanto possibile insieme a esempi concreti e attuali, nasce dal convincimento di non essere soli. La compagnia di Topolino è inaspettata, e meravigliosa. Grazie davvero.
(Scritto con Francesco Piazza)
