DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
INCONTRARSI E SALUTARE
8 settembre 2017
Al primo incontro ci si dà la mano (dall'intenzione di non mostrarsi ostili: la destra serviva a sfoderare la spada). La deve porgere il più importante al meno importante, mai viceversa.
Quindi, la donna all'uomo e l'anziano al giovane. Il sesso non conta se le persone che si incontrano sono titolari di cariche: sarà il Signor Primo Ministro a tendere la mano alla Signora Sindaco(a), non il contrario.
"Piacere" non si dovrebbe dire. E' peccato veniale, va bene, e tutti lo fanno, ma "Ciao", "Buonasera" o "Mi chiamo Lucrezia" sono sempre da preferire, riservando al limite "E' stato un piacere conoscerti/la" al congedo.
Il baciamano (se proprio si vuole, non alle nubili, non all'aperto e non su mani guantate) meglio di no: con vera disinvoltura non lo sa più fare nessuno.
E il bacio sulla guancia? Fra uomini è (ancora) richiesta una certa confidenza; se non si è così intimi da abbracciarsi può valere - quando le circostanze lo consentono - una pacca sulla spalla o simili. Fra donne, un saluto più confidenziale è di solito facile (e quindi, opportuno) già dopo il primo incontro. I ragazzi lo sanno da soli quel che è giusto fare (tra loro); basta guardarli.
In ufficio Tu o Lei? Tu fra colleghi di carriera (anche di anzianità differenti), Lei in tutti gli altri casi, per non sbagliare. MA senza rigidità talebane. Se i rapporti sono tali da giustificare un Tu privo di equivoci, una maggiore rilassatezza di approccio non guasta quasi mai; anzi, la produttività sul lavoro (talvolta) e la piacevolezza del lavorare (spesso) ci guadagnano.
Purché siano paritari. E ricordare SEMPRE che il Lei col nome di battesimo fa "SI badrone". Io sono Francesca. Se mi dai del TU. Se mi dà del LEI sono la Signora Marchetti. "Mi dica, Francesca", non esiste...
