UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
APERICENA
3 giugno 2016
«Lei conosce le regole, Fantozzi. Lei sa come deve comportarsi in società, non è vero? Quello che deve fare, quello che non deve fare...».
«Si, sì».
«Vedremo… Vedremo!!!». (*)
In questo scambio di battute tra il Direttore Conte Corrado Maria Lobbiam e Fantozzi - peraltro l'unico della saga a chiamarlo senza storpiarne il nome - c'è tutta l'ansia che è in grado di trasmettere il bon ton (e la riprovazione che si immagina possa derivare dalla trasgressione di chissà quali esoteriche convenzioni).
Da allora, di semplificazioni se ne sono fortunatamente aggiunte parecchie. Eppure, a ogni novità ci si domanda come sia giusto comportarsi. L'apericena (orribile quanto ahinoi ormai condiviso neologismo, menzionato sulla stampa nazionale tra virgolette nel primo decennio di questo millennio, quindi senza...) non fa eccezione.
CHE COSA È. Apericena s. f. o m. Aperitivo, servito insieme con una ricca serie di stuzzichini e accompagnato da assaggi di piatti differenti, salati e dolci, che può essere consumato al posto della cena (Treccani). Ovvero: occasione informale di incontro a metà tra l'aperitivo e la cena, e che può essere l'uno, l'altro o entrambi.
ORARIO. Inizio a ridosso della cena, tra le 19,30 e le 20 ma con grande flessibilità; la fine può arrivare fino alle 22,30-23 (solo nel caso di grande affiatamento: sono in tanti, oggi, a dichiarare orgogliosamente di coricarsi alle 10, per dire di quanto sia frequente voler sfuggire alla socialità, stanchi di averla subita per tutto il giorno).
DOVE. Normalmente ci si dà appuntamento in un locale pubblico, a media distanza dal luogo di lavoro di tutti (a meno che se ne sia scelto uno trendy altrove...). In casa è di solito meno frequente, ma in questi tempi elettorali, tra Roma e Milano, durante la settimana corrente ne sono stati consumati parecchi.
CHE COSA SI MANGIA. Crostini, pizzette, tapas, affettati, formaggi, cruditè e finger food in generale. Anche se non è affatto inusuale trovare un primo, un'insalata di riso o legumi e (più raramente) un secondo: l'idea è quella della massima libertà anche nel cibo. Chi ospita in casa non si senta obbligato a preparare manicaretti, ma da mangiare deve essercene, perché non è una cena ma, dopo, raramente si cena.
CHE COSA SI BEVE. Quello che si vuole. Innanzitutto vino (se non lo si è - e raramente lo si è - non si finga di essere intenditori), quindi in ordine di frequenza birra, analcolici, succhi di frutta, cocktail vari; se si è in macchina, attenzione a non tornare a casa ciucchi.
QUANTO SI STA. Non ci sono regole. Si può rimanere il tempo di un saluto veloce con la sedia presa in prestito dal tavolo accanto o passare le ore a trastullarsi. Se il ritrovo è in un locale pubblico, chi ha lanciato l'idea di vedersi per un apericena non è tenuto a fermarsi fino all'ultimo. In casa, tutti dovrebbero avere la discrezione di togliere le tende massimo per le undici o anche prima.
CHE COSA SI PORTA. Nulla, se l'appuntamento è in un locale. Anche a casa, informalità: se il padrone di casa non ha comandato il gelato o il dolce, anche niente. Semmai una telefonata o un sms il giorno dopo.
DI COSA SI PARLA. Specie in luoghi pubblici nessuno sente, nessuno segue davvero. Di cose futili va sempre bene.
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(*) Il "Secondo tragico Fantozzi" ospita il dialogo nell'imminenza di una cena ufficialissima. Fantozzi e Filini sono casualmente ammessi perché il dobermann della padrona di casa, la mitica Contessa Serbelloni Mazzanti Vien dal Mare, ha costretto i due a rifugiarsi su un albero (e loro, senza riuscirci, a tentare di indovinarne il nome: "Ivan il Terribile Trentaduesimo, discendente di Ivan il Terribile Primo, leggendario campione di caccia al mujiko, fucilato come nemico del popolo durante la Rivoluzione d'ottobre sulla piazza Rossa")...
