DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
ORGANIZZARE LE NOZZE
19 maggio 2017
Il proprio matrimonio, come banco di prova per la gestione di futuri eventi pubblici, non teme rivali.
Cominciamo con la scelta della data. Al di là delle convenzioni cabalistiche (venerdì e martedì no, giugno meglio di luglio eccetera), che ciascuno interpreta come meglio crede, vanno valutati nei limiti del prevedibile gli impegni altrui. Considerato l'anticipo con il quale di solito si fissa l'avvenimento, gli unici impedimenti cui dovrebbe essere offerta attenzione sono i possibili eventi mediatici comuni. Se si può, niente matrimoni nella fase finale dei mondiali e degli europei di calcio; attenzione alle olimpiadi e ai programmi televisivi di grande successo (Sanremo serata finale e simili), o ad altri eventi speciali tipo blocchi totali del traffico a domeniche alterne o una visita del Papa alla propria parrocchia.
Poi c'è da pensare agli inviti e alle partecipazioni. Tutto va mandato massimo due mesi minimo un mese prima delle nozze. Le partecipazioni senza invito (e i relativi inevitabili dubbi: Dovrò andare solo alla cerimonia e non al ricevimento? Debbo fare un regalo? Perché non mi hanno invitato?) hanno ancora senso in tempi di social network? Si dava notizia del matrimonio dei propri figli per informare il mondo del loro cambiamento di status, quella era la ratio... Senza contare che la divisione degli amici in due categorie ("invitati" e i "partecipati") può generare incomprensioni secolari.
Quanto alle partecipazioni/inviti, ecco: un cartoncino doppio, ripiegato in due, di 30 centimetri per 18, a sinistra (guardando) partecipano i genitori di lei, a destra (idem) i genitori di lui. Verso i 40 è bene partecipare da sé. Si è liberi di scrivere ciò che si vuole, ma a noi par di dubbio gusto l'elencazione di titoli professionali o accademici; nome e cognome sono più che sufficienti. Dentro, un cartoncino singolo (14 cm. X 10 cm.) con l'indicazione "Andrea e Maria dopo la cerimonia a Villa Felicità" (oppure, "in casa"), semplice e diretta, con l'indicazione dell'indirizzo esatto. Per conoscenza, l'invito tradizionalmente veniva dai genitori della sposa: non si fa più.
Il ricevimento normalmente ha luogo in un albergo, in un Palazzo di città utilizzato allo scopo oppure, se si può, nella casa di una delle due famiglie (anticamente, della sposa). A seconda dell'ora delle nozze, va offerto un pranzo o una cena, che comunque devono essere ristretti nei tempi quanto più è possibile: insomma, vietato tenere a tavola gli invitati per più di un paio d'ore.
Nella disposizione dei posti valgono le regole generali dei ricevimenti seduti: denominate i tavoli in qualche modo (nomi di frutti o di fiori ma anche di minerali, o personaggi dei fumetti...) e assegnate a ciascuno il suo tavolo; mettete insieme le persone che più o meno possano andare d'accordo tra loro e il gioco è fatto.
Che tavolo fare per gli sposi? Tutti lo considerano il tavolo d'onore e vorrebbero prendervi posto, e dal momento che una selezione va fatta si finisce per scontentare qualcuno. Due le soluzioni: uno, i genitori e i testimoni; due, solo gli sposi. Siccome gli sposi sono costretti a girare costantemente fra gli ospiti lasciando soli gli altri commensali del loro tavolo, meglio la soluzione due.
Una riflessione sulle bomboniere. Se vi riesce, lasciate stare. Riuscire a offrirne di belle a tutti è difficilissimo. Mettete i confetti in un contenitore da cui si servirà chi vuole, magari utilizzando un cucchiaio d'argento. La cosa non esclude l'invio di bomboniere-ricordo agli amici più intimi qualche giorno dopo le nozze. [Parentesi necessaria: la tradizione vuole che dopo alcuni giorni la famiglia della sposa ringrazi i presenti, che hanno fatto un regalo, inviando una bomboniera con confetti in numero dispari].
Ultimo problema: chi paga? L'uso antico prevede che spetti allo sposo l'acquisto delle fedi, il bouquet, il viaggio di nozze, l'arredamento della nuova casa. Tutto il resto, dalle partecipazioni alla cerimonia, dall'eventuale addobbo della chiesa al ricevimento, a carico della famiglia di lei. Nulla di tutto questo ha più senso, evidentemente. Salvo per le fedi e il bouquet si faccia a metà di tutto, lasciando al passato divisioni di spesa fondate su distinzioni di ruolo che non esistono più.
