UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
ALCOL A TAVOLA E RELAZIONI DI STATO (2)
27 gennaio 2016
Il cerimoniale, per quanto banalizzarne gli aspetti formali sia comune e (talvolta) perfino divertente, si occupa di questioni apparentemente minori, ma ha motivo di esistere solo dove esiste necessità di relazione: da Westfalia in avanti, non c'è ragione di regolamentare gli incontri in assenza di volontà di dialogo.
Con un ritardo di due mesi (il viaggio di novembre fu annullato in seguito agli attentati di Parigi), il Presidente dell'Iran Hassan Rohuani è arrivato in Europa. Ne abbiamo già parlato due mesi fa. Seguendo la tradizione, Francia e Italia hanno deciso di tenere una posizione diversa sulla questione del vino a cena.
Riassumendo: gli Iraniani rifiutano di sedersi se a tavola compaiono alcolici; i Francesi rifiutano di accettare la posizione iraniana; gli Italiani rifiutano di ammettere che qualche volta Parigi potrebbe non valere la messa.
La questione non è nuova; nel 1999 Oscar Luigi Scalfaro ospitò al Quirinale il suo omologo Mohammad Khatami accettando la richiesta iraniana di non servire vino a tavola. Identica richiesta venne respinta da Jacques Chirac: la cena prevista all'Eliseo fu annullata e la tappa francese di quel viaggio europeo (peraltro importantissimo) saltò.
Allora, avevano ragione gli Italiani: per dialogare con gli Iraniani era indispensabile considerare con attenzione adeguata il loro protocollo. Ma tre anni dopo, nel 2002, in analoga circostanza gli Spagnoli riuscirono a salvare capra e cavoli: la cena di gala fu sostituita da un ricevimento per evitare il divieto alcolico e il consiglio comunale di Madrid decise che solo il Sindaco (maschio) dovesse tendere la mano all'Ayatollah per non dover affrontare le inevitabili non-strette con eventuali consiglieri di sesso femminile.
Insomma, con garbo e attenzione Madrid riuscì a salvaguardare il dialogo e a difendere il proprio punto di vista. A Parigi, di quella esperienza hanno fatto tesoro: Rouhani e Hollande si vedranno lontano dai pasti; Francesi e Iraniani parleranno senza rinunciare - nessuna delle due parti - al valore della propria diversità.
Come sia andata da noi lo sanno anche le statue dei Musei Capitolini.
E' quella di Roma la scelta giusta? Bisogna far sentire l'ospite a proprio assoluto agio, costi quel che costi? Gli obblighi di cerimoniale davvero sono in grado di costruire un terreno di dialogo dove le insidie del relativismo culturale non hanno cittadinanza? Oppure un giorno la storia ci dirà che nel 2016 (diversamente dal 1999) avevano ragione i Francesi?
