DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
ALCOL A TAVOLA E RELAZIONI DI STATO (2)
27 gennaio 2016
Il cerimoniale, per quanto banalizzarne gli aspetti formali sia comune e (talvolta) perfino divertente, si occupa di questioni apparentemente minori, ma ha motivo di esistere solo dove esiste necessità di relazione: da Westfalia in avanti, non c'è ragione di regolamentare gli incontri in assenza di volontà di dialogo.
Con un ritardo di due mesi (il viaggio di novembre fu annullato in seguito agli attentati di Parigi), il Presidente dell'Iran Hassan Rohuani è arrivato in Europa. Ne abbiamo già parlato due mesi fa. Seguendo la tradizione, Francia e Italia hanno deciso di tenere una posizione diversa sulla questione del vino a cena.
Riassumendo: gli Iraniani rifiutano di sedersi se a tavola compaiono alcolici; i Francesi rifiutano di accettare la posizione iraniana; gli Italiani rifiutano di ammettere che qualche volta Parigi potrebbe non valere la messa.
La questione non è nuova; nel 1999 Oscar Luigi Scalfaro ospitò al Quirinale il suo omologo Mohammad Khatami accettando la richiesta iraniana di non servire vino a tavola. Identica richiesta venne respinta da Jacques Chirac: la cena prevista all'Eliseo fu annullata e la tappa francese di quel viaggio europeo (peraltro importantissimo) saltò.
Allora, avevano ragione gli Italiani: per dialogare con gli Iraniani era indispensabile considerare con attenzione adeguata il loro protocollo. Ma tre anni dopo, nel 2002, in analoga circostanza gli Spagnoli riuscirono a salvare capra e cavoli: la cena di gala fu sostituita da un ricevimento per evitare il divieto alcolico e il consiglio comunale di Madrid decise che solo il Sindaco (maschio) dovesse tendere la mano all'Ayatollah per non dover affrontare le inevitabili non-strette con eventuali consiglieri di sesso femminile.
Insomma, con garbo e attenzione Madrid riuscì a salvaguardare il dialogo e a difendere il proprio punto di vista. A Parigi, di quella esperienza hanno fatto tesoro: Rouhani e Hollande si vedranno lontano dai pasti; Francesi e Iraniani parleranno senza rinunciare - nessuna delle due parti - al valore della propria diversità.
Come sia andata da noi lo sanno anche le statue dei Musei Capitolini.
E' quella di Roma la scelta giusta? Bisogna far sentire l'ospite a proprio assoluto agio, costi quel che costi? Gli obblighi di cerimoniale davvero sono in grado di costruire un terreno di dialogo dove le insidie del relativismo culturale non hanno cittadinanza? Oppure un giorno la storia ci dirà che nel 2016 (diversamente dal 1999) avevano ragione i Francesi?
