UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
IL LAVORO OVUNQUE
10 giugno 2016
Lo smartphone è "hegeliano": esiste, quindi è vero, quindi è bello. Anche sul lavoro, naturalmente. Anche con la casella di posta sempre accesa, purtroppo.
Ma per evitare che sia lui a usare noi e non il contrario, qualche paletto va messo. Non si tratta di bon ton, è buon senso (il secondo, non a caso, fonte principale, quasi unica, del primo).
1) Fatte salve le comunicazioni provenienti da fusi orari differenti, è disdicevole usare diavolerie elettroniche a scopo non ludico nei fine settimana e di notte (chi lo fa, è giusto che non si aspetti risposta fino al lunedì o al giorno successivo).
2) Per le informazioni “minori” (cioè quelle che le abitudini di ieri delegavano a una telefonata) meglio ormai whatsapp di un sms: se il messaggio è stato ricevuto o no, si vede...
3) Whatsapp viene usato proficuamente per lavorare - generalmente tra pari grado ma se sono intelligenti e benvoluti pure dai capi - in gruppi anche temporanei quando serve per scambiarsi notizie in tempo reale: tutto perfetto purché la base sia volontaria (e comunque non durante le vacanze).
4) I social dal lavoro - dipendente, è chiaro; del proprio negozio ciascuno fa quel che vuole quando vuole - dovrebbero stare fuori: fotografie e commenti vanno bene per il privato (forse perfino per l’intimo, dipende dai gusti) ma per la professione no, e se qualche sciagurato posta questioni d'ufficio che adombrano una parte attiva dei possibili lettori va ignorato.
5) Andrebbero riservati alle mail gli argomenti di maggior spessore, quelli che per intenderci implicano la lettura di un documento e una risposta articolata. Mandare per posta elettronica la variazione di un orario d’appuntamento è criminogeno.
6) Una mail inviata a più di due indirizzi (tanto per avere un punto di riferimento, quando i riceventi sono oltre i dieci non è raro che il client butti tutto in spam) può non avere risposta, anche se rimane cortese un cenno di avvenuta lettura.
7) Un cellulare - diversamente dal fisso (attrezzo in via di estinzione come gli elenchi del telefono) - si può chiamare sempre: chi non vuole essere disturbato lo spenga.
8) Fuori dall'orario di lavoro il chiamante può richiamare solo in casi vitali; il ricevente richiama appena può.
9) Flessibilità, naturalmente: notizie fondamentali, a qualsiasi ora e con qualsiasi mezzo. Ma che lo siano davvero, e per entrambi.
10) Un'ultima cosa (rubata ad altro post): il numero di un cellulare va salvaguardato; dovrebbe venire offerto e non domandato e, naturalmente, deve essere scambiato di persona: se qualcuno che possiede il vostro lo passa ad altri - senza avvertire, peggio - sbaglia.
