DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
UN ABITO FORMALE DI LEI
18 novembre 2016
"Vesti male e noteranno il vestito, vesti bene e noteranno la donna" (Coco Chanel). Vestire in modo appropriato: facile per gli uomini, specie quando è stato declinato un dress code. E le donne?
Parlando di abbigliamento formale (detto che le regole tradizionali non conoscono parità di genere), siamo costretti ad azzardare: a cosa equivale(va) uno smoking?
E quanto al resto? Ciascuna dovrebbe trovare il proprio modo, naturalmente, ma qualche punto di riferimento esiste.
Regola numero zero: avere cognizione del proprio corpo. Meno seno si ha più se ne può scoprire. Corollario: spalle nude, gambe vestite. E viceversa.
Fino alle 19,00 no agli abiti lunghi e ai tailleur neri. Borderline i gessati, che per gli uomini sono sempre da giorno e per le donne quasi. Sì a vestiti dalle linee morbide e/o dai colori pastello, sia interi che casacca/cardigan/spolverino più gonna o pantalone.
La seta nei colori chiari, nuance del beige e colori pastello è indicata con la luce del giorno, poi meglio colori scuri o decisi (rosso, azzurro, fucsia). Lo stesso vale per i pizzi, il crêpes, lo chantung e il jersey. Raso, tessuti lucidi, velluto di seta e chiffon meglio se a dinner eleganti. Il tailleur di sera può essere indossato senza sotttogiacca.
In caso di panico, dalle 18.30 in poi va sempre bene il tubino nero; se è di raso e senza maniche modello "Hepburn in Colazione da Tiffany" perfino in serate habillé, quando la scelta non può prescindere dalla qualità dell'evento, specie se sono state date indicazioni circa l'abito maschile.
Quanto agli abbinamenti sera-nero, ecco. CRAVATTA BIANCA. Regola: frac per i signori e abito nero lungo per le signore; realtà: di eventi in frac non ne esistono più. CRAVATTA NERA. Regola: smoking per gli uomini, abito nero corto (o lungo, dato che altrimenti, finiti i frac, non se ne dovrebbero portar più) per le donne; realtà: le serate degli Oscar, di Venezia o Cannes, ovvero uomini in tuxedo e donne che sfoggiano abiti di tutti i colori e di tutte le dimensioni. ABITO SCURO. Regola: lui: vestito grigio antracite, camicia bianca, cravatta dai colori scuri. Lei: abito scuro corto. Realtà: Signore in corto di vari colori (e tubini modello Hepburn).
Questo fino a ieri. in realtà, nel mondo anglosassone spopolano dress code ulteriori, che stanno cominciando a influenzare anche l'Europa continentale: business attire, casual attire, cocktail attire ma non solo. Ne abbiamo parlato e torneremo a farlo presto. Stay tuned.
