DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
AL SUPERMERCATO
3 maggio 2018
Sapersi comportare al supermercato, dal punto di vista del personale addetto, è una necessità di marketing: ormai, (giustamente o meglio, inevitabilmente), la grande distribuzione presta attenzione perfino ai sorrisi in cassa. E i clienti?
Il supermercato è un microcosmo dove la comunicazione formale si riduce al minimo, e più delle parole parlano i gesti. Ecco un po' di gesti da evitare:.
1. Consentire ai bambini di gridare o correre tra gli scaffali (per i piccoli nei carrelli c'è l'apposito seggiolino, eventualmente).
2. Gesticolare al commesso come se avesse doti divinatorie (mimando: "Lo yogurt all'ananas?"); ci si avvicina con garbo e si parla a bassa voce.
3. Abbandonare nel primo spazio libero gli acquisti improbabili (tipiche le forbici da giardino per il giardino che non abbiamo), "Tanto poi mettono tutto a posto loro...".
4. Questionare con chi, evidentemente arrivato prima, abbia dimenticato di prendere il numero salva coda. Avete ragione, ma...
5. Spazientirsi quando il cliente che ci precede al banco dei freschi tarda a decidersi (la pazienza è la virtù dei forti).
6. Impiegare una vita a decidersi al banco dei freschi (vanno bene i dubbi, e perfino il timore di potenziali ire casalinghe in caso di errore, ma a tutto c'è un limite).
7. Il prezzo vi sembra alto? Rinunciate all'acquisto. Esecrabili i commenti, magari cercando l'approvazione degli altri clienti, magari apostrofando chi ci sta servendo.
8. Questionare con il banchista, che altro non può fare, su eventuali regole del supermercato (per quanto sembrino assurde).
8. Aprire le confezioni per verificare la merce (peggio, per mangiare o bere, caso nel quale peraltro potrebbe essere difficile dare un prezzo a quanto consumato).
9. Rifiutarsi di mettere i guanti per scegliere frutta e verdura: è noioso ma obbligatorio.
10. Avventarsi sulla cassa aperta all’improvviso lanciando i prodotti direttamente sul nastro, come se fosse una gara con gettoni d'oro al vincitore.
11. Abbandonare nel carrello le tracce del proprio passaggio (fazzoletti, guanti, sacchetti, foglietti...).
12. Rispondere al cellulare mentre si è in cassa (sola eccezione consentita purché telegrafica: un famigliare che debba aggiungere qualcosa alla lista della spesa).
13. Dopo aver pagato, indugiare nel limitato spazio a disposizione sistemando i sacchetti senza - perlomeno - spostarsi di lato.
Poi ci sono le piccole cortesie al supermercato. Lasciar passare avanti una persona con uno o due soli articoli quando si ha il carrello pieno. Fare lo stesso con signori e signore evidentemente avanti con gli anni. Sorridere agli impiegati, e ringraziare.
Perché la gentilezza è contagiosa, e ha un fascino irraggiungibile.
