UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
CIN CIN?
6 ottobre 2017
Cin cin. E un brivido corre lungo la schiena del festeggiato: ecco, ora qualcuno si alza e mi dedica una rima... Il brindisi va fatto? E quando? Alla fine o al principio?
Un augurio che chi presiede l'evento conviviale (piccolo e privato o pubblico e importante) pronuncia rivolto all'ospite di maggior riguardo o d'onore, è quasi sempre opportuno, a patto che sia poco, e leggero. Di solito l'ospite/festeggiato dice qualcosa a sua volta, ma a casa non è un obbligo.
Sia in eventi ufficiali che in famiglia, chi parla per primo pensi al lui/lei cui si rivolge, che non volendo o non essendo in grado di rispondere, DOPO, potrebbe trovarsi in imbarazzo (insomma, un accordo prima non è una cattiva idea...). Se chi prende la parola ha qualcosa di sensato da dire è meglio (con un grato pensiero a Catalano).
Ancora una cosa, buona per entrambe le situazioni: meglio alla fine che in principio. Tempo a disposizione: tre minuti. In pranzi e cene formali a volte al brindisi si abbina uno scambio di doni, il che vuol dire che dopo il discorso compare un regalo (mai incartato!) da dare all'ospite, il quale, preventivamente avvertito, al termine del suo intervento ringrazia e ricambia.
Se l'occasione è più informale, come un compleanno, può capitare che sia solo il festeggiato a parlare per ringraziare. Il dono, cui in genere contribuiscono tutti i presenti, se previsto, può seguire il discorso.
Quanto al termine, cin cin (dalla pronuncia del cantonese ch’ing-ch’ing, ovvero «prego prego»), recita la Treccani: "Formula cinese di cortesia (introdotta dai marinai e fatta anche conoscere dall’operetta La Geisha di S. Jones, rappresentata la prima volta a Londra nel 1896), che è stata in Italia interpretata onomatopeicamente come se riproducesse il suono di due bicchieri che cozzano insieme e adottata quindi come espressione di buon augurio nel fare un brindisi, col sign. di «alla salute»". Ecco, meglio di no. In alcune lingue orientali è un nomignolo del pene o dell'atto sessuale... "Auguri" o "salute" vanno benissimo.
Chiudiamo con il tintinnio dei calici. Sbattere lievemente i bicchieri prima di bere è vietatissimo in circostanze "ufficiali" (vale a dire quando l'occasione conviviale si determina in ragione delle cariche ricoperte dai presenti), mentre in caso di compleanni, promozioni, festeggiamenti vari - anche a due - può essere considerato parte di un rituale scherzoso e quindi va bene, anzi benissimo, perché per dirlo con Stéphane Mallarmé "l'ironia è il segno delle grandi cose".
