DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
IL VELO E LA POLITICA
24 marzo 2017
Si può distinguere tra buona educazione e piaggeria? Tra il rispetto per le consuetudini/tradizioni altrui e la rinuncia - variamente mascherata - alla propria dignità nazionale?
Gennaio 2016: l'Italia accetta la richiesta dell'Iran di non servire vino a tavola perché contrario alla loro religione (nel 1999 Scàlfaro aveva fatto lo stesso), ma il fatto passa sotto silenzio. La decisione di coprire le statue dei musei capitolini viene invece ampiamente censurata dalla stampa.
Disparità di trattamento mediatico per analogo comportamento a parte, c'è da chiedersi: fanno tutti così? Assolutamente no. Nella recente visita in Arabia Saudita nel dicembre scorso della Ministro (o Ministra? I Tedeschi come dicono?) della difesa di Germania, l'aristocraticissima Ursula von der Leyen, i Sauditi hanno consegnato a tutti i componenti femminili della delegazione, giornaliste incluse, un Abaya, ma nessuno lo ha indossato, malgrado gli ospiti si fossero dati molto da fare per renderlo particolarmente elegante. La Signora Ministro e il suo seguito non hanno infranto la legge: la Costituzione dell'Arabia Saudita, agli articoli 1, 23, 45, impone alle donne di velarsi in pubblico lasciando scoperti solo il volto e le mani. Ma l'obbligo è fatto soltanto ai cittadini sauditi.
C'era un precedente. La Ministro dell'economia del Land Baviera, Ilse Aigner, in visita in Iran nel 2015 e nel 2016, aveva espresso analogo rifiuto, accettando solo - proprio per non farla troppo sporca - di appoggiare sul capo un foulard. Ma va detto che in Iran la legge vale anche per le straniere.
Successivamente due episodi di segno opposto.
Da un lato, lo scorso febbraio, una delegazione del governo svedese guidata dal premier Löfven, in larga parte formata da donne (11 su 15): tutte rigorosamente indossavano il velo. Bisogna ammetterlo, era ben grigio vedere le loro foto "castigate" con foulard e cappottoni sfilare sotto lo sguardo compiaciuto degli Ayatollah.
Pochi giorni dopo, il 21 dello stesso mese, un episodio di segno opposto. Marie Le Pen - in corsa per la presidenza francese - pur di non indossare il velo ha cancellato l'incontro con il Gran Muftì del Libano (la più alta autorità religiosa del paese). "Potete trasmettere i miei ossequi al Gran Mufti, ma io non mi coprirò mai", avrebbe detto.
Evidentemente, la faccenda non appartiene più al bonton, ma alla comunicazione politica: la delegazione svedese è stata criticatissima e la candidata all'Eliseo osannata. Perché le due circostanze si assomigliano in un dettaglio che fa la differenza. Le foto "svedesi" sono state volute e divulgate dagli iraniani; la dichiarazione della francese è stata rilasciata direttamente agli organi di stampa...
E mentre fa discutere la foto che ritrae in un vagone della metro a New York la drag queen accanto ad una signora in niqab, sospesa tra due diverse prospettive di libertà, forse sarebbe utile far propria una delle massime di Kierkegaard: "La grandezza non consiste nell’essere questo o quello, ma nell’essere se stesso, e questo ciascuno può farlo, se vuole", ricordando però che la possibilità di scegliere non ovunque è data.
