DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
CIN CIN?
6 ottobre 2017
Cin cin. E un brivido corre lungo la schiena del festeggiato: ecco, ora qualcuno si alza e mi dedica una rima... Il brindisi va fatto? E quando? Alla fine o al principio?
Un augurio che chi presiede l'evento conviviale (piccolo e privato o pubblico e importante) pronuncia rivolto all'ospite di maggior riguardo o d'onore, è quasi sempre opportuno, a patto che sia poco, e leggero. Di solito l'ospite/festeggiato dice qualcosa a sua volta, ma a casa non è un obbligo.
Sia in eventi ufficiali che in famiglia, chi parla per primo pensi al lui/lei cui si rivolge, che non volendo o non essendo in grado di rispondere, DOPO, potrebbe trovarsi in imbarazzo (insomma, un accordo prima non è una cattiva idea...). Se chi prende la parola ha qualcosa di sensato da dire è meglio (con un grato pensiero a Catalano).
Ancora una cosa, buona per entrambe le situazioni: meglio alla fine che in principio. Tempo a disposizione: tre minuti. In pranzi e cene formali a volte al brindisi si abbina uno scambio di doni, il che vuol dire che dopo il discorso compare un regalo (mai incartato!) da dare all'ospite, il quale, preventivamente avvertito, al termine del suo intervento ringrazia e ricambia.
Se l'occasione è più informale, come un compleanno, può capitare che sia solo il festeggiato a parlare per ringraziare. Il dono, cui in genere contribuiscono tutti i presenti, se previsto, può seguire il discorso.
Quanto al termine, cin cin (dalla pronuncia del cantonese ch’ing-ch’ing, ovvero «prego prego»), recita la Treccani: "Formula cinese di cortesia (introdotta dai marinai e fatta anche conoscere dall’operetta La Geisha di S. Jones, rappresentata la prima volta a Londra nel 1896), che è stata in Italia interpretata onomatopeicamente come se riproducesse il suono di due bicchieri che cozzano insieme e adottata quindi come espressione di buon augurio nel fare un brindisi, col sign. di «alla salute»". Ecco, meglio di no. In alcune lingue orientali è un nomignolo del pene o dell'atto sessuale... "Auguri" o "salute" vanno benissimo.
Chiudiamo con il tintinnio dei calici. Sbattere lievemente i bicchieri prima di bere è vietatissimo in circostanze "ufficiali" (vale a dire quando l'occasione conviviale si determina in ragione delle cariche ricoperte dai presenti), mentre in caso di compleanni, promozioni, festeggiamenti vari - anche a due - può essere considerato parte di un rituale scherzoso e quindi va bene, anzi benissimo, perché per dirlo con Stéphane Mallarmé "l'ironia è il segno delle grandi cose".
