DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
CAVALIERE O COMMENDATORE?
7 marzo 2006
A Pausini e Ramazzotti la "Commenda"; Bocelli Grande Ufficiale. Lei ha detto di sapere che l'onorificenza, le donne, la indossano a sinistra, sulla giacca (La Repubblica del 5 marzo, pagina 26); gli uomini al collo. Pare che a Eros non siano piaciute: "cambiatela" - la croce da appendere, crediamo si riferisse a quella - "è veramente brutta". Chissa cosa avrebbe detto Ramazzotti delle precedenti insegne, sostituite dalle attuali, dopo cinquant'anni, con D.P.R. 30 marzo 2001, n.173.
L'Ordine al merito della Repubblica italiana è il primo fra gli Ordini nazionali, destinato a "ricompensare benemerenze acquisite verso la Nazione nel campo delle lettere, delle arti, della economia e nel disimpegno di pubbliche cariche e di attività svolte a fini sociali, filantropici ed umanitari, nonché per lunghi e segnalati servizi nelle carriere civili e militari". Grande Ufficiale è più di Commendatore; crediamo la maggiore sia toccata a Bocelli (1958) per ragioni di età.
L'Ordine si divide in cinque classi, dalla maggiore (Gran Croce) alla più piccola (Cavaliere). Cavaliere, ma non CAVALIERE. Il Presidente del Consiglio, infatti (come molti imprenditori di successo) è CAVALIERE DEL LAVORO. Di cavalieri del lavoro ne vengono nominati una ventina l'anno, e per tutti (Bocelli, Pausini e Ramazzotti inclusi) diventarlo è quasi impossibile.
Diamo dei numeri: secondo quanto riportato dal sito del Quirinale, in questo momento la somma totale dei Cavalieri del lavoro di tutti i tempi ammonta a 616 unità. Uno ogni centomila italiani, più o meno. Assai meno rare le onorificenze dell'Ordine al merito della Repubblica italiana. In archivio, i Cavaliere di Gran Croce, massimo grado dell'ordine, sono oltre 7000; molti di più i decorati dei titoli di Grande Ufficiale, Commendatore, Ufficiale, Cavaliere.
Aveva ragione la Pausini? Le donne le onorificenze le indossano sul bavero sinistro della giacca? Si, ma non solo. Ecco il dettaglio. Innanzi tutto va detto che le insegne, semplificando, a seconda dell'onorificenza di cui si tratta, si sostanziano in: rosette tonde e di stoffa; miniature sostenute da un nastro verticale orizzontale; fregi sostenuti da una fascia, corta, da cingere al collo, o lunga, che va indossata dalla spalla destra al fianco sinistro, corredati di placche in metallo. Per le Signore, la fascia è sostituita da un nastro orizzontale montato su spilla.
Indossare correttamente le insegne dipende da come si è vestiti. Detto in breve, gli abiti da cerimonia sono per gli uomini frac, smoking e tight; per le signore il corrispondente è un vestito elegante con le seguenti caratteristiche: nero e lungo = frac; scuro e lungo (se non è nero) o corto (se è nero) = smoking; corto o di tre quarti molto elegante = tight. Ancora in breve, l'abito scuro è per lui solitamente grigio antracite con camicia bianca cravatta sobria, per lei è un vestito dalle linee e dai colori moderati, lungo o corto.
Se in frac (cravatta bianca), i Signori Commendatori (Ramazzotti) indossano l'insegna relativa legata con un nastro al collo sotto la cravatta; se in smoking (cravatta nera) indossano la miniatura sostenuta da un nastro verticale sul risvolto sinistro della giacca, oppure la rosetta; se in tight, indossano la miniatura come sullo smoking. In abito lungo (ovvero, semplificando, con gli uomini tanto in in frac quanto in smoking) le signore Commendatori (Pausini) indossano la miniatura sostenuta da un nastro orizzontale sotto la spalla sinistra. Se la cerimonia è in tight, portano le insegne di piccolo formato, cioè un nastro di dimensioni inferiori. I Grandi Ufficiali (Bocelli) se in frac indossano l'insegna al collo, sotto la cravatta bianca e, in più, portano la relativa placca sul petto a sinistra, sotto il taschino; se sono in smoking o in tight indossano la miniatura sostenuta da un nastro verticale sul risvolto sinistro della giacca (ma in smoking anche la rosetta è consentita). Se parliamo di abito scuro per i signori e dell'equivalente vestito per le signore, si può indossare solo la rosetta, che peraltro è l'unica insegna che mai vi capiterà di mettere. Gli uomini la indossano sull'asola del risvolto della giacca; le signore la appuntano sotto la spalla sinistra.
Certo resta da chiedersi perché nessuno si sia preso il fastidio di spiegare alle voci canore nazionali che cosa fossero le onorificenze e (più o meno) cosa se ne dovesse fare per evitare (a loro) la figura di dire pubblicamente che "lo so io dove le metterei". Michele Serra ha commentato ieri con amarezza l'episodio sottolineando la gran caciara cui hanno dato vita Eros e Laura. Effettivamente...
