DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
BON TON AMERICANO
22 aprile 2016
Gli USA sono un paese più formale del nostro: parafrasando Max Weber, lo spirito di Calvino influenza anche la gestione dell'apparire, percepito come legato a quel che si è non solo "al di fuori", ma intimamente.
Non ingannino i semplici "HI!" anche al primo incontro seguiti dai nomi di battesimo e la pressoché totale assenza di titoli accademici (Doctor è solo il medico): le cose alle quali fare attenzione sono molte...
1) Vietato cominciare a mangiare prima che tutti i commensali siano stati serviti. Non è che da noi sia diverso (la regola dice che è bene aspettare, salvo il caso di un tavolo molto grande - più o meno oltre i 14/16 - per evitare che i primi gustino pietanze fredde); la differenza la fanno le abitudini di sala: siccome negli USA anche ai pranzi formali di solito l'evento si svolge con tavoli tondi da 8/10 (insomma, gli "imperiali" sono rari), ecco che i conti tornano.
2) L'alcol può essere offerto e consumato solo dopo i 21 anni: attenzione in ambienti non confidenziali perché si rischiano bei guai.
3) In macchina altrettanto hanno comportamenti rigidissimi: i limiti di velocità sono Vangelo, non si superano per nessuna ragione gli scuolabus fermi per far scendere i bambini ed essere beccati alla guida in stato di ebbrezza è una noia grossa o grossissima (dipende dagli Stati).
4) Al ristorante, è bene aspettare che sia il cameriere ad accompagnare al tavolo, e lasciare la mancia (almeno il 10%, non oltre il 20%) è assolutamente obbligatorio. Chi si "dimentica" metta in conto di poter essere rincorso anche con pervicacia.
5) Sul lavoro, gli americani non si sentono legati come in Europa allo standard "giacca e cravatta" (inteso come "completo"), ma tengono molto al dress code aziendale. Se si fa parte di un gruppo, non è raro essere chiamati a indossare una divisa (non necessariamente identica, una cosa tipo, pantalone blu, maglione blu camicia bianca) insieme ad altri dello staff; essendo assimilati a un grado più alto, il "segno distintivo" può essere una cravatta, appunto, o una spilla per le donne. Il badge deve essere sempre ben visibile; mentre da noi per quelli che si "sentono" importanti portarlo è una specie - non si sa perché - di deminutio, lì può capitare di vederlo addosso anche al Presidente.
6) Nel privato, non di rado gli inviti sono accompagnati da un dress code (business attire o casual attire, perlopiù), non così impegnativo ma pressoché tassativo.
7) I biglietti da visita li hanno tutti, e li usano come un sereno strumento di lavoro, senza alcuno spazio per le nostrali vanità. Quindi non c'è da stupirsi se mancano di titoli o - addirittura - privilegiano (caratteri più grandi) il nome al cognome.
8) Il politically correct nelle conversazioni (così stucchevolmente diffuso anche da noi, dove pure "dribblarlo", seppure con leggerezza, è possibile) è una specie di malattia: anche per scherzo, mai nigger mai indian mai allusioni sessuali anche blande. Il lavoro però è un argomento neutro come il tempo per gli Inglesi, e si può parlare di danaro con disarmante disinvoltura (domandare "quanto guadagni?" non è considerato inopportuno).
9) Il contatto fisico è meno frequente rispetto alle nostre abitudini: il baciamano non esiste; gli uomini evitano di accarezzare i bambini a casa di persone non intime; perfino stringersi la mano tra sconosciuti può essere considerato fuori luogo - New York fa differenza; per tutto è più simile all'Europa - e i baci di congedo sono inusuali (fra donne va bene, ma uno solo e appena sfiorato).
10) Hanno con la toilette un atteggiamento pragmatico: quando vai a una festa spesso dove siano i bagni è la prima cosa che ti dicono, a volte nella porta non c'è la chiave e semplicemente chi esce la lascia aperta per far capire che è "libero" (davanti a un uscio chiuso non va bene neppure bussare: è certamente "occupato"). Eppure, può ancora capitare che una Signora non più giovane dica di voler "spendere un penny": vuol dire che sta cercando il bagno.
