UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
DAI TELEGRAMMI DI CONDOGLIANZE AL FUNERALE (2)
30 giugno 2015
Il primo episodio di "Grande, grosso e verdone" è una carrellata esilarante di luoghi comuni su defunti e funerali, perché sulla morte si scherza, non fosse che per esorcizzarla: chi non ha riso sulle lacrime di "Amici miei" al funerale del Perozzi/Noiret?
Eppure, per quanto si tratti del solo evento certamente inevitabile della vita, quando arriva nessuno è in grado di dirsi preparato, specialmente se chi muore ci viveva accanto. Preparato non solo al dolore, ma anche alle altrettanto inevitabili circostanze da affrontare: chi avvertire, come organizzare il funerale, come chiedere agli altri quel che si vorrebbe (una bara semplice?) o non si vorrebbe (i fiori in chiesa?).
Tanto per cominciare bisogna avvisare l’agenzia di pompe funebri (se non se ne conosce una cercare in rete è semplice; le offerte sui minimi - 1500 euro circa - sono standardizzate) magari trovando la forza di mettersi d’accordo subito su tutto: composizione della salma, bara - chi la immagina sobria non si aspetti che sia la ditta a proporne una liscia, senza fronzoli, bombature e lucidature - carro funebre, eccetera (ai documenti penseranno loro in ogni caso). Da evitare, naturalmente, di pretendere che gli incaricati si rivelino dei Lord britannici: chi viene di defunti ne ha visti talmente tanti che uno in più non gli fa né caldo né freddo. Una faccia di circostanza la metteranno su, ma è bene non aspettarsi altro.
Meglio non dare immediatamente il via al passaparola (c'è altro da fare che stare al telefono a dare ragione del perché o del percome). Appena l'Agenzia avrà offerto le necessarie rassicurazioni sulle prime incombenze materiali, ecco il momento di chiamare i congiunti più prossimi e gli amici stretti. Daranno loro il via alla sarabanda di telefonate: sarà inevitabile prepararsi a dare a tutti le stesse risposte. Come è successo? Quando? Ma stava male? Non ha sofferto?
Molti non sapendo cosa dire faranno commenti a sproposito o – peggio – tenteranno (in buona fede) di dare lezioni di saggezza. Ci scapperà pure qualche “meno male” a proposito di una fine senza sofferenza o di una vita che non è stata tirata troppo in lungo tra acciacchi e rintontimenti senili. E' indispensabile armarsi di pazienza, tanta, tanta pazienza.
Il prima possibile è necessario decidere l’essenziale riguardo a camera ardente e funerale, contattando parrocchie e sacerdoti amici (se si è credenti; in caso contrario dipende molto dalle località, ma individuare posto e svolgimento per una cerimonia laica non è affatto semplice), in modo da fissare luogo, giorno e ora e poter dare risposte sensate a chi dovesse chiedere (quindi tutti).
I cimiteri chiudono all’imbrunire e le “squadre” che si occupano della tumulazione hanno diritto alla pausa pranzo; nella scelta dell’orario per il funerale bisogna tenere conto della durata di un’ora scarsa per la Santa Messa (cui vanno aggiunti eventuali saluti di amici e conoscenti) e del tragitto per raggiungere il cimitero (specie nelle grandi città): un calcolo sbagliato dei tempi potrebbe costringere i congiunti a crudeli attese accanto al carro da morto o – peggio – alla bara.
Il necrologio è scelta personale. Serve a far conoscere la sorte del trapassato a chi magari con lui (o lei) aveva rapporti solo saltuari, e se lo scomparso godeva di una certa popolarità (senza essere necessariamente famoso, magari era semplicemente una brava persona, da tutti amata e rispettata), regala ai famigliari nel giorno del funerale presenze inattese e gradite. Il testo, più semplice che si può. Data di morte; nome e cognome (età se si temono omonimie) dello scomparso; nomi di chi pubblica l'annuncio; luogo, data e ora della cerimonia funebre.
Camera ardente. Indispensabile tenere fuori eventuali fiori: l'aria dopo poco diventa irrespirabile. Salvo autorizzazioni speciali non si può più tenere la bara aperta, sicché a un certo punto avrà luogo la chiusura, momento straziante reso (per chi ha la fortuna di riuscire a conservare un fondo di ironia) talvolta meno crudo dalla involontaria comicità degli addetti alla bisogna, che può capitare si agghindino da cardiochirurghi per darsi un tono.
Funzione religiosa. Se si vogliono mobilitare nipotini o amici stretti per le Sacre Scritture o le intenzioni dei fedeli, meglio pensarci con anticipo perché di fronte al microfono (sia pure in un contesto molto “speciale” come quello di cui stiamo trattando) qualcuno potrebbe tirarsi indietro. La bara dovrebbe arrivare per ultima in chiesa, sicché è necessario organizzarsi per bene con la ditta che se ne sta occupando, perché loro, invece, vogliono "togliersi il pensiero" e tendono a farla arrivare il prima che si può. I saluti ai famigliari si danno dopo la messa. Se lo scomparso aveva tanti amici la cosa potrebbe durare parecchio. Fuori o in fondo alla chiesa, il libro delle firme è bene che lo procuri la famiglia: resta un ricordo, e quello della ditta in genere è squallidino. Per evitare cuscini e corone, basta pregare qualcuno (anche più d'uno) di spargere la voce che meglio una donazione, se proprio si vuole. Poi, magari ricordarsi di chiedere all'amico più caro un fiore da appoggiare sulla bara.
Quindi va fatto il corteo funebre per raggiungere il cimitero e procedere alla tumulazione. E' buona cosa che un sacerdote dica una preghiera o un amico intimo esprima un pensiero appena prima della tumulazione (anche lì la “squadra” farà di tutto per sbrigarsi), perché quello è davvero l'"ultimo" momento, e lasciarlo vuoto di parole può essere durissimo.
Dopo, un po' dopo ma non tanto, ci sarà da rispondere ai telegrammi di condoglianze. Chi ha subito una morte è nelle condizioni di scegliere liberamente se e in che forma ringraziare chi ha scritto. Si può non farlo; si può far stampare un bigliettino con un testo semplice di ringraziamento (magari aggiungendo una parola di pugno), preferibilmente evitando le righe di lutto: non è il nero sul biglietto che testimonia il dolore di chi ha perso una persona cara. Se si riesce, meglio scrivere a mano il ringraziamento. E' doloroso, e può essere un autentico strazio, ma va considerato come un omaggio a chi è scomparso.
