DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
LA MORTE E LA SANTITA'
13 aprile 2005
Di un funerale questa lettera ha già trattato. Era una cerimonia diversa dalle altre, come questa, e con questo - fatta eccezione per la cassa, simile e rara nelle due circostanze (nessun potere e nessuna ricchezza merita di divenire ultima insegna mentre si viene traghettati nell'aldilà) - si esauriscono le similitudini. Era il gennaio 2003.
Sabato 2 aprile, alle 21.37, si è spento Sua Santità Papa Giovanni Paolo II. La SS. Messa esequiale del Romano Pontefice (si chiama così) ha avuto luogo venerdì 8 aprile, alle ore 10. Oggi sono state aperte alla visita dei fedeli le grotte vaticane, dove il Papa riposa. Tutti hanno potuto constatare come si sia trattato di uno di quegli eventi che passeranno alla storia. E proprio il numero di quanti hanno avuto la possibilità di constatarlo ha determinato la maggior parte delle differenze che esistono tra il 1978 e il 2005. Anche se molto è rimasto uguale.
DIVERSO. Il corpo ricomposto del Papa - pare sia occorsa un'ora e mezza, meno che in passato - è stato trasportato come di consueto in una sala in Vaticano (la Sala Clementina) per il saluto "privato" delle Autorità, prima che iniziasse, nella Basilica di San Pietro, l'omaggio dei fedeli. Sarà stata la figura straordinaria di Giovanni Paolo II, o la forza delle immagini, ma quello che un tempo era un momento "privato" riservato alle massime cariche della Repubblica e ai Cardinali, ha visto le richieste - esaudite, inevitabilmente - di una quantità di VIP tale da cogliere impreparato sulle prime perfino il Cerimoniale vaticano (il migliore del mondo, è noto), che ha offerto, diciamo così, qualche "umana" sbavatura.
UGUALE. La bara sul sagrato con le spalle alla Basilica (quindi offerta - sollevata a braccia - alla vista della folla in piazza): può sembrare strano ma non si tratta, naturalmente, di un errore. Molto semplicemente, all'estremo saluto tutti i prelati - Pontefice per primo - non sono rivolti come ogni laico verso l'altare ma, da pastori di anime, guardano il loro gregge. Così l'ultimo sguardo è volto: i preti al popolo, gli uomini a Dio.
DIVERSO. L'abbigliamento per le rappresentanze ufficiali degli Stati esteri (rispetto al Vaticano) in occasione dei funerali: uomini, abito scuro con cravatta nera lunga e bottone nero sul bavero sinistro (niente più frac, prescritto in passato); donne, abito nero, possibilmente lungo, guanti neri e un velo nero sul capo, ammesso ad ornamento solo un filo di perle. La ragione di tanta sobrietà è chiarissima: ad un funerale si va spogli. Quanto alle onorificenze, nulla ad eccezione delle vaticane (inizialmente era stato detto che ci si sarebbe dovuti limitare a quelle concesse dal Pontefice scomparso, il che avrebbe avuto il senso di dare importanza a quanto ricevuto da lui; si è quindi preferito invece, ha parlare di "onorificenza vaticana di maggior rango eventualmente posseduta").
UGUALE. La proclamazione del lutto nazionale di tre giorni, portato a cinque successivamente. Quindi, tutte a mezz'asta le bandiere. Nel giorno del funerale tutte le manifestazioni pubbliche di spettacolo leggero sono state sospese. Inoltre, le reti pubbliche e private (qui sì una differenza: le private nel settantotto non avevano l'importanza di oggi...) radio-televisive si sono dovute adeguare al lutto nazionale "prestando particolare attenzione a contenuto programmazione spettacoli".
Da ultimo, le associazioni di categoria e le organizzazioni imprenditoriali dell'industria, del commercio, dello spettacolo e dello sport hanno dovuto valutare l'opportunità di adottare "consonanti iniziative di partecipazione" (ecco perché è stato sospeso il campionato di calcio).
Di straordinario davvero, in più e oltre ogni precedente o immaginazione, c'è stata la folla enorme. I potenti della terra più circa quattro milioni di persone. Anche fossero stati tre, chi è riuscito senza incidenti ad accoglierli, gestirli e farli tornare a casa ha fatto un vero miracolo...
