UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
IL BUFFET
28 ottobre 2016
Contrariamente a quanto ancora nel 2016 qualcuno continua a ritenere, preferendogli complicatissimi piazzamenti (possibili forieri di discordie decennali), quando gli ospiti sono molti un buffet non rappresenta per nulla una soluzione di ripiego, anche se va detto che in occasioni formali non è facile organizzarne uno come si deve.
I suoi pregi: (1) nessuna necessità di piazzamento; (2) i tavoli imbanditi sono belli da vedere più di una mise en place; (3) agli invitati viene offerta maggiore scelta di piatti (cosa che tra l'altro consente di allentare le tensioni legate a intolleranze alimentari, precetti religiosi e altro). Infine (4) un buffet elimina molti dei problemi legati alla qualità servizio, spessissimo punto dolente di eventi anche importanti.
Un solo argomento a sfavore: la soluzione è ritenuta "poco elegante". Detto che i luoghi comuni sono durissimi a morire, pur se orrendi, veniamo all'unico, vero punto dolente: comunque la si metta, un buffet costa (a testa) molto più di un pranzo "seduti". Quello che si risparmia in personale lo si raddoppia in vettovaglie, e a fronte della spesa, i più penseranno anche che si è voluto risparmiare.
CINQUE SUGGERIMENTI.
1. I tavoli per i cibi e - se separati, per le bevande - vanno sistemati ad una distanza da pareti e finestre tale da rendere possibile per i camerieri servire gli ospiti, ovvero agli invitati di girarvi intorno.
2. Dal momento che il rischio maggiore in questi casi è l'assalto alle cibarie all'arma bianca, che scoraggia i puri di cuore ed eccita gli spavaldi, per evitare l'intasamento è indispensabile calibrare con attenzione il numero dei tavoli rispetto al numero previsto dei commensali.
3. Piatti, posate e, soprattutto, bicchieri devono essere tanti da assicurare ad ogni ospite più di un cambio.
4. La somma delle porzioni per portata deve essere superiore di un bel po' al numero degli ospiti.
5. Si apparecchia TUTTO il salato insieme (salvo gli aperitivi, che dovrebbero passare a braccio; altrimenti se ne può fare a meno), ovvero MINIMO: due-tre primi (riso e pasta corta), tre secondi, tra cui uno di pesce e uno di carni miste, diversi contorni. Se gli spazi lo consentono, uno o più tavoli tavoli saranno riservati al dessert; altrimenti, il salato verrà sparecchiato e sostituito da dolci e frutta.
TRE LE MODALITA' DI ORGANIZZAZIONE.
Nella prima gli ospiti si servono da soli e mangiano in piedi. E' un po' scomodo per loro ma infinitamente più facile per voi. Attenzione in questo caso alle pietanze. TUTTE dovranno poter essere mangiate senza coltello; possibilmente (finger food) anche senza piatto.
La seconda prevede tavoli d'appoggio. Gli ospiti si servono da soli - i piatti si trovano, insieme alle posate, su un lato del tavolo - poi raggiungono i tavolini sui quali sono apparecchiati bicchieri e bevande. Se lo spazio consente che i posti a sedere siano quasi tanti quanti gli invitati, questa soluzione è a nostro avviso la migliore.
Nella terza i tavoli sono apparecchiati ed in numero sufficiente da consentire a tutti di sedersi: gli invitati si recano ai tavoli da buffet, vengono serviti dai camerieri, quindi raggiungono i tavolini, provvisti di tutto tranne che dei piatti.
Nel secondo e nel terzo caso, se alcuni ospiti sono molto più importanti degli altri può essere per loro allestito appositamente un tavolo d'onore, perfino con i posti assegnati. Il servizio al tavolo (solo a "quel" tavolo), invece, lo sconsigliamo; è vero che se le autorità sono riconosciute come tali nessuno avrà a dolersene, ma è sempre bene che le differenze di trattamento non siano "troppo".
