DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
DAI TELEGRAMMI DI CONDOGLIANZE AL FUNERALE
25 giugno 2015
Comportamento: dalle condoglianze al funerale.
Sono poche le dipartite che ci lasciano davvero un vuoto. Bisogna prenderne atto. serenamente.
Per tutti gli altri, i gesti necessari nel momento del pur sincero ma inevitabilmente breve rammarico si riducono a poco più di una formalità da sbrigare: quel che angoscia è innanzitutto l'umana preoccupazione di poter fare o dire le cose sbagliate. Devo mandare un telegramma? E come si scrive un telegramma di condoglianze? Posso pensare a un necrologio? Devo andare alla camera ardente? E al funerale? Posso? Devo? Perché, in caso di decesso, l'unico che di obblighi non ne ha più è, per l'appunto, lo scomparso.
Lutto per il decesso di persona con la quale non si avevano in rapporti stretti.
Allora, appresa la notizia attraverso il passaparola (o il manifestino, che ancora nei paesi funziona), si può in ordine di personale impegno:
1) precipitarsi a casa del morto o in ospedale, se è successo lì;
2) telefonare;
3) scrivere;
4) assumere da amici comuni informazioni su camera ardente e funerale.
Evidentemente, la scelta dipende da quanto si era vicini al defunto o ai suoi congiunti e, di solito, viene naturale; insomma, se i rapporti non erano così stretti ci si limita al numero 4).
In caso di morte di persona con cui si avevano rapporti stretti.
Ecco il da farsi.
1) Andare a casa. Se abbiamo deciso così, è perché proprio non pensavamo di poterne fare a meno, d'istinto. Il resto di solito viene da sé. Si può portare da mangiare (se si è in grande intimità e si ha ragione di credere che in famiglia nessuno abbia avuto modo di occuparsene), restare a dormire, aiutare a organizzare quel che serve, dalla scelta della bara alle pratiche per la sepoltura. Non c'è da vergognarsi o da stupirsi, a volte in una casa quando entra il dolore esce la ragione, e c'è bisogno di tutto, amore in primis. Evidentemente, nessun altro gesto (messaggi, telegrammi, necrologi) è necessario.
2) Telefonare. Sono sufficienti comunicazioni brevi, brevissime: “ti do un grande abbraccio”; “se hai bisogno di qualsiasi cosa”, cose così. Semmai più che parlare è giusto ascoltare, nel caso il chiamato abbia voglia di sfogarsi. Suggeriamo di evitare la parola “condoglianze” che fa tanto "Come è umano Lei...!" e questo vale anche per chi scrive.
3) Scrivere. Se si è amici, va bene anche un sms (non brevissimo e con parole sentite davvero).
Comunicare le condoglianze
Invece, chi aveva scarsa intimità con il defunto o non è troppo vicino ai parenti si sbrighi a fare un telegramma di condoglianze (è possibile anche per telefono). Testo semplice, anzi, essenziale: "Ti/Le sono vicino (con amicizia e affetto) in questo doloroso momento". Un telegramma partecipa al lutto senza impegno, eppure non per questo è meno efficace, ma se è già passato qualche giorno non va più bene. A quel punto sono ammessi solo un biglietto o una lettera: andrà aggiunto un ricordo o una riflessione personale sulla vita e sulla morte (tutto a gravissimo rischio di castronerie, come ben si comprende; ma a parziale consolazione va considerato che a chi riceve una lettera "in memoriam" solitamente va bene tutto).
Necrologio
Qualche precisazione sul necrologio. I congiunti stretti del compianto devono scegliere se farlo: è un semplice annuncio e per mille ragioni si può volerlo dare o meno. Gli altri possono regolarsi come credono, ma sempre tenendo conto del fatto che, specie se non lo fanno coniuge e/o figli, sarebbe meglio, quasi a chiederne il consenso, informarli prima con discrezione (ci sono quotidiani, al sud, che accolgono i necrologi "sub iudice": se non partecipa la famiglia evitano la pubblicazione). I necrologi sono abbastanza costosi e poco “intimi”, tuttavia se fatti dagli amici e – più di frequente – dai colleghi di lavoro, di solito sono graditi. Scrivere un necrologio non è facile per il rischio di farsi prendere la mano. Da evitare panegirici, titoli onorifici e descrizioni di carriera.
Ed eccolo, il giorno del funerale. Prendere parte alla cosa "sana" qualsiasi mancanza precedente (cioé: anche se non si è stati alla camera ardente e non si è scritto né chiamato). Vietato arrivare in ritardo; lo noterebbero e commenterebbero in troppi. E poi, se si è in anticipo si fanno incontri, ci si saluta, ci si spoglia di ogni formalità, si ignorano vecchie ruggini e perfino può capitare di sentirsi migliori. Prima di sedersi è buona regola controllare se ci sono posti liberi nei primi banchi: capita a volte che, specie in chiese grandi, nessuno si avvicini per "non disturbare" e poi rimangano terribili ed evidenti vuoti accanto alla famiglia. I saluti ai famigliari si danno dopo la messa (ma chi è molto in anticipo può farlo anche prima). Il successivo corteo verso il cimitero e la tumulazione sono una cerimonia sostanzialmente privata, ma chi era considerato un vero amico dello scomparso si armi di pazienza: gli tocca.
Da ultimo, non fiori ma opere di bene. Non ce ne vogliano i fiorai (ai vivi, andrebbero mandati, molto più di quanto si faccia) ma sono uno spreco assurdo. Le opere di bene non danno visibilità, certo, ma una donazione (di qualsiasi cifra) vale dieci volte il costo di un cuscino o di una corona (dai 150 ai 500 euro, peraltro).
