DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
LA POSIZIONE DEL TRICOLORE
23 giugno 2017
Una ragazza di origini senegalesi si avvicina al Capo dello Stato vestita con il Tricolore. Il Presidente sorride, saluta, le stringe la mano. Applausi. E invece no.
Qualcuno presenta un esposto: lo strascico dell'abito metteva in contatto i colori nazionali con il suolo, e il Tricolore era usato come drappeggio. Peggio è andata sui social, con commenti volgari e razzisti. Peccato.
Va premesso che è fuori questione il vilipendio, pur previsto dal codice penale. Che recita: è punito "chiunque pubblicamente e intenzionalmente distrugge, disperde, deteriora, rende inservibile o imbratta la bandiera nazionale o un altro emblema dello Stato".
Ma l'episodio è utile per una riflessione. Come si onora la bandiera? E chi la espone le rende il dovuto rispetto?
Il tricolore esposto in modo corretto (con un tessuto non gualcito, delle giuste dimensioni e colori, identificati sul sito PdCM nei codici pantone Verde 17-6153, Bianco 11-0601, Rosso 18-1662) perfino su palazzi di assoluto rilievo politico è raro come le proverbiali tigri siberiane.
I fondamentali.
1) Il Tricolore va esposto sempre insieme alla bandiera europea (lo dice l'art. 2 della legge n. 22 del 1998).
2) Se sono due, il Tricolore va a destra la bandiera europea a sinistra (il punto di vista è quello delle bandiere, non di chi guarda).
3) Se sono in numero dispari la bandiera più importante va al centro, la seconda alla sua destra, la terza alla sua sinistra, la quarta alla destra della numero due, la quinta alla sinistra della numero tre e così via (cioè 4-2-1-3-5).
4) Se sono più di due in numero pari la bandiera più importante va a destra, la seconda a sinistra, la terza alla destra della numero uno, la quarta alla sinistra della numero due, la quinta alla destra della numero quattro e così via (cioè 6-4-2-1-3-5).
5) La bandiera italiana (salvo quando è in visita una Personalità straniera di rango omogeneo a chi la ospita, circostanza nella quale il "centro" viene assunto dalla sua bandiera ovvero, se membro UE, da quella europea) "prevale" sulle altre, ma la preminenza si manifesta in ragione della posizione relativa, NON, ripetiamo NON perché è più grande, più bella o messa su un pennone più in alto.
Qust'ultima cosa, prevista per legge, è disattesa (per ignoranza, non per dolo) perfino da soggetti istituzionali insospettabili...
Detto questo, ci piace ricordare che la Bandiera si onora rispettando le leggi e facendo quotidianamente il proprio dovere di uomini e donne che lavorano, studiano, stanno in famiglia e più in generale convivono con il prossimo. Insomma, è un po' come vorremmo che fosse con i giocatori della Nazionale: che si impegnino e (possibilmente) vincano. A cantare l'inno per strada con i bandieroni ci pensiamo noi.
