DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
10 REGOLE PER IL PRIMO APPUNTAMENTO
2 settembre 2016
Un appuntamento è giusto quando pensiamo che possa aggiungere gioia alla nostra sicurezza, e mai dovrebbe essere carico di troppe aspettative. Detto questo, fare una buona impressione non è un male, anzi. E troppo spesso capita di dire o fare cose sbagliate.
1. Puntualità. 5 minuti si è in orario; fino a 15 è poco importante. Di più non va bene, ma senza farne un dramma: a meno che non abbiamo esagerato (tipo mezz’ora), un'attesa ragionevole genera la giusta tensione emotiva.
2 Contatto. Sorridere. Un bacio sulla guancia; se ve la sentite, anche un abbraccio. Che sia lui o lei a prendere l’iniziativa non importa. Guardare negli occhi - che al pari di altri segnali non verbali è meno assoggettato al controllo - comunica sicurezza, ma senza esagerare perché può essere causa di imbarazzo.
3. Vestire. Indossate qualcosa che vi fa sentire a vostro agio, né troppo né troppo poco, anche nel trucco. Ma se per stare bene ed essere voi stessi dovete farvi i capelli blu, fatelo. Meglio "veri" e e rilassati che "perfetti" e sulle spine. Se al primo appuntamento l'abbigliamento dell'altro vi colpisce sfavorevolmente, usate il dato come un parametro di valutazione, certo, però aspettate per un giudizio definitivo (una nostra amica sostiene che gli uomini, promettenti ma non dal punto di vista del vestire, vadano guardati come un appartamento da ristrutturare).
4. Conversazione. Ascoltare più che parlare. Preferire argomenti leggeri, di possibile comune interesse (cinema, libri, perfino politica, se si è in grado di non infervorarsi). Evitare i luoghi comuni. Fare domande con ironia e allegria favorisce un clima complice. Ma la conoscenza deve essere graduale e bisogna cercare di non avere fretta: ciascuno ha i suoi tempi per aprirsi all'altro. Parlare di soldi mai. Se si vuole avere un'idea meglio chiedere "Come va con il lavoro, sei soddisfatto?" e mostrarsi interessati ad ambizioni e obbiettivi professionali. Parlare di "ex" il meno possibile, non per negarne l'esistenza, ma in modo da evitare che un fantasma vi si sieda accanto, terzo incomodo.
5. Aspetto fisico. Non solo le donne sono suscettibili all'argomento. Vietate allusioni a pancette, peli in eccesso eccetera. Verranno dopo, semmai.
6. A tavola. Non bevete troppo (rimanere lucidi consente di poter contare su un potere decisionale indispensabile a fine serata) ma se vi va, mangiate: chi non mangia dà l'impressione di non saper godere dei piaceri della vita, ed essere chiuso alla sperimentazione e alla novità.
7. La prossima volta. Non esiste finché non sarà finita questa. Preoccupandovene prima del tempo potreste sembrare di cattivo umore. Inoltre non è cortese.
8. Sesso. Non affrettare, non demonizzare. Accettare un invito non significa che si debba finire a letto per forza, ma l'attrazione è sempre connaturata al piacere verso un'altra persona. Insomma, aver voglia è normale.
9 Cellulare. Scusa, con chi ti stai messaggiando? Il cellulare non va usato, naturalmente. Ma se capita, la curiosità è legittima a patto che non nasconda gelosia o competitività.
10 Il conto. Che sia l'uomo a pagare, purché soavemente, quasi senza darlo a vedere (a quest'ultimo riguardo, scegliere un locale dove non ci si sveni per mangiare è certamente consigliato; NON una pizzeria, eh). D'altro canto, se lei tenesse moltissimo al tenore di vita di lui, forse lui un pensierino a lasciar perdere dovrebbe farlo...
