DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
COLF
26 marzo 2019
Il termine "colf" (acronimo di collaboratore-trice familiare) non ha avuto fortuna. Non è la parola - naturalmente - a essere sbagliata. Purtroppo, il senso che i pregiudizi hanno appiccicato al lavoro che il neologismo descrive ha un odore duro ad andar via.
Nel frattempo nemmeno donna a ore o, peggio, "donna" tout-court vanno bene, e non solo per il fatto che il lavoro in casa non è più prerogativa femminile. Sconsigliabile qualsiasi riferimento al paese di provenienza. E' successo per davvero che alla domanda "Che lavoro fa sua moglie?" un Filippino abbia risposto: "La pilipina!". Ma detto fuori di battuta evidentemente non ha senso. Peraltro, negli ultimi anni il numero di collaboratori domestici italiani iscritti all'Inps è in aumento.
Dunque. Se ci sono bambini di mezzo va bene dire "tata" magari facendo seguire il nome di battesimo; ha il solo difetto di essere inadatto agli uomini. Circonlocuzioni come "la ragazza/signora ragazzo/signore che mi aiuta in casa", pur se lunghi sono utilizzabili. Unica altra soluzione - se si entra in quella confidenza che spesso regala una frequentazione assidua - è chiamarla/lo per nome.
Di persona, evidentemente, è corretto dare del lei, e del lei ricevere (impropri anche i nomi di battesimo seguiti dal "lei", a meno che la cosa sia reciproca), così come, più difficile ma non vietato, dare e ricevere del tu. Non dare del tu e avere del lei, insomma, a meno che la cosa non venga naturale e con empatia il che, seppur raramente, capita. Spesso ricevere del lei risulta ostico a chi magari è in Italia da poco e mastica male la lingua, ma se si è convinti che rispettare (con il cuore) chi lavora sia un obbligo basilare del vivere civile, allora non sarà difficile capire e farsi capire.
Capita (ancora) di vedere tate con livree e cuffiette, spesso tremendamente in imbarazzo. La cosa aveva il suo perché, mirando a evitare che nel corso della giornata gli abiti si sporcassero causando agli interessati disagio oltre al danno economico (e a limitare mise poco adeguate, come minigonne, jeans strappati e roba così). Diciamo che non è un caso se l'abitudine è passata di moda.
Un'ultima cosa. Se capita (e capita) che i bambini abbiano con i collaboratori domestici atteggiamenti inaccettabili, devono essere ripresi anche con durezza, ma riflettendoci su: i piccoli, invariabilmente, imitano gli adulti...
