DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
APPARECCHIARE GLI ACCESSORI
24 novembre 2017
Una tavola bene apparecchiata è bella indipendentemente dalla qualità e dalla quantità delle stoviglie. Della sistemazione di piatti, posate e bicchieri abbiamo già parlato. Ma sulla tovaglia di oggetti possono andarcene altri: gli "accessori".
1) Un SOTTOPIATTO può starci o non starci, ma raramente la sua presenza disturba. È più grande del piatto piano, di forma rotonda o esagonale. Dal metallo al cristallo a materiali tecnologici: ci si può sbizzarrire. I SOTTOBICCHIERI invece (come dimenticare le "sottocoppe di peltro" colpevolmente assenti nella casa del Melandri in "Amici miei"?) vanno benissimo, ma solo solo per chi ha coraggio da vendere.
2) Della desueta MEZZALUNA DA INSALATA non è in discussione la posizione: va messa accanto ai piatti, a sinistra leggermente in alto. Però può non essere "dello stesso servizio", ed è sostituibile con un piattino tondo, anche di semplicissimo vetro colorato. Altrettanto vale per il PIATTINO DEL PANE, che si trova subito sopra l'insalata. Bene argento, peltro, legno, cestini intrecciati.
3) CENTROTAVOLA. Non devono essere troppi, è evidente (non più di uno ogni 150 centimetri), né troppo alti: a volte capita che per conversare con chi si ha di fronte bisogna sporgersi e allungare il collo, e in quel caso, anche se il centrotavola è un capolavoro, il risultato è brutto. Detto questo, fate come vi pare: di fiori (non odorosi), frutta, argento, legno, senza limiti alla fantasia. Bene anche le CANDELE (meglio la sera ma consentite sempre).
4) I POSACENERE diremmo proprio che no, meglio lasciar perdere. Non in ossequio al salutista (discutibile come ogni) proibizionismo imperante ma, semplicemente, perché fumare non è incompatibile col nutrirsi, ma col mangiare sì.
5) Le SALSE, a meno che non siano state fatte a mano, non vanno messe in altri vasetti ma (a meno di non voler fare la fatica - inutile, no? - di appiccicare l'etichetta di provenienza o parte di essa sulla salsiera) portate nel loro contenitore originale. Il loro spazio sulla tavola, in genere, lo trovano "da sole", visto che vi sono necessariamente poste per ultime.
6) Per finire, il TOVAGLIOLO. Non è un accessorio, naturalmente, ma tra gli oggetti non facoltativi solo a lui è consentito mutare posizione. Pur preferendo il lato sinistro (comunque più esterno al piatto rispetto alle posate), può trovare posto a destra o, in caso di poco spazio, perfino sul piatto. E' d'obbligo soltanto che sia piegato semplicissimamente, così da poter essere appoggiato sulle gambe con un solo gesto, prendendolo per un lembo. A meno siano frutto di ironia e gioco (voluto nonché consapevole), meglio evitare fogge elaborate/piegature /origami...
