UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
POSTI A TAVOLA
11 gennaio 2016
Magari semplicemente "a voce" quando si è tra amici, ma lo sforzo di distribuire i posti per mangiare andrebbe fatto sempre. Dire: "Sedetevi come volete", è un vezzo che non aiuta affatto l'informalità e (anzi) delega a chi abbiamo invitato alla nostra tavola una responsabilità di cui dovremmo essere noi a farci carico.
Tra amici basta darli, i posti, per evitare di star tutti lì in piedi ad aspettare la prima mossa di qualcuno. Sostanzialmente, una distribuzione maschio-femmina alternati e le coppie scoppiate funziona sempre. Quando, invece, l'evento ha un qualche valore "formale", le operazioni da effettuare sono in sostanza due.
1) Vanno sistemate nelle posizioni "migliori" (cioè accanto ai padroni di casa - diconsi padroni di casa i componenti di coppie di ogni tipo purché stabili - che siedono uno di fronte all'altro al centro dei lati lunghi di un tavolo ovale o rettangolare; in un tavolo tondo non importa dove) le quattro persone "maggiori" del pranzo o della cena: le più importanti ovvero le più anziane o le più care.
2) Vanno sistemati per quanto possibile l'uno vicino all'altro i commensali in qualche modo "affini", che si conoscano o che chi invita ritiene possano piacersi; Inoltre, gli ospiti di analoga "importanza" dovrebbero trovarsi ad analoga distanza dal centro della tavola, in modo che nessuno pensi di aver ricevuto un posto inadeguato al proprio rango (o al proprio ego; ai fini della soddisfazione personale dei presenti è la stessa cosa, e d'altra parte a ogni padrone di casa sono dati gli invitati che merita). Le regole tradizionali di un piazzamento sono infinitamente di più, ma raramente indispensabili per sistemare il tavolo di casa.
Ci sentiamo di aggiungere ancora tre cose.
Agli eventi "senza signore" siedono ai primi due posti il padrone di casa e l'ospite maggiore, specie se il padrone di casa offre (per ragioni di lavoro) nella sua qualità di detentore di una carica.
Se i due padroni di casa vogliono cedere il proprio posto lo facciano pure. Si riteneva che il gesto dovesse essere offerto solo ai capi di stato o ad altissime personalità, mentre a nostro avviso nulla vieta che possa rappresentare un omaggio ai migliori amici o un "regalo" in occasioni particolari (tipo prossimo matrimonio o laurea).
L'alternanza di uomini e donne, quando è compatibile con le indicazioni del punto 2) può essere seguita, ma solo se non è troppo complicato. Nel caso di occasioni "di ufficio" (insomma, non è una "coppia" che invita) allora è proprio disdicevole: il fatto che per lavoro siedano insieme maschi e femmine non conta molto per l'assegnazione dei posti, dal momento che questi vengono assegnati in ragione della carica o del ruolo che si riveste, non del sesso.
Le poche regole appena ricordate sono più o meno derogabili in senso direttamente proporzionale alla confidenza tra i commensali. Quindi, nulla di male a far sedere il padrone/a di casa al posto nei pressi della porta di cucina, se lui/lei deve badare ai fornelli; nulla di male se uno solo dei due centri viene ceduto o entrambi a membri di due diverse coppie e così via. Nel ricordare che altre indicazioni si trovano in home page scrivendo "piazzamento" sul tasto "cerca" vi ringraziamo calorosamente: gli iscritti a questa newsletter hanno superato i duemilacinquecento.
