UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
SAPER DIRE, TACERE (E ASCOLTARE)
27 ottobre 2017
"Preferisco parlare con le vecchie che riportano chiacchiere di casa; poi con i dementi; in ultimo, con la cosiddetta gente assennata".
Soeren Kierkegaard metteva così curiosamente il dito su una delle piccole difficoltà del vivere sociale: la conversazione. Quante volte a cena le chiacchiere indugiano su argomenti di nessun interesse, o riguardano circostanze sconosciute e lontane?
Il primo sforzo deve venire dai padroni di casa cui spetta: 1) assortire gli ospiti (mai riunire i propri colleghi di lavoro e un solo amico "esterno"); 2) ricordare a tutti chi sono gli altri invitati, magari suggerendo in anticipo a ognuno qualcosa su ciascun altro; 3) fare le presentazioni.
Specialmente se si tratta di una cena seduti, accennare discretamente all'occupazione del nostro quotidiano è consentito. Solo dopo si potrà eventualmente aggiungere altro di "personale" (figli, mogli/mariti, casa). Chiaramente, mai e poi mai parlare di malattie e danaro.
Il segreto di ogni buon conversatore è la leggerezza. L'ideale sarebbe semplicemente affrontare un certo numero di questioni di attualità, lasciando spazio a tutti per dire la propria. Banalissimo ma fondamentale: chi pensa di aver nulla di interessante da dire taccia pure (male non fa mai).
Ciascuno parla volentieri del proprio lavoro ma i dettagli, di solito, non interessano. Chi si occupa di borsa potrà dare notizie generali su Piazza Affari, sfuggendo alla tentazione di informare sui titoli più forti ad Auckland (a meno che si tratti di cose evidentemente buffe; se un titolo neozelandese lo comprassero solo i proprietari di allevamenti di koala, si potrebbe dire).
Vietato aggredire qualsivoglia interlocutore con domande di nostro solo interesse. Al critico d'arte importa poco se abbiamo in casa uno "Staccolanana" e può tranquillamente ignorarne il valore, cosa che a noi invece sta a cuore moltissimo. Allo stesso modo non si assillino - orrore! - medici, avvocati e arredatori con richieste di consigli (dottore, che dice, questo dolorino da cosa potrebbe dipendere?).
Il vero rischio, però, non è la chiacchiera pur noiosa, ma il silenzio prolungato oppure (perfino peggio) una conversazione avvitata su un solo argomento quando il tema è "difficile" per qualcuno dei commensali. In questi casi sta ai padroni di casa intervenire, anche di punto in bianco: "L'altra settimana sono stato/a alla mostra su Pluto e Paperino…". Vero passepartout un commento sul cibo, magari accompagnato da una generica richiesta tipo: "Chi sa come si cucina?".
Imperativo assoluto e spesso trascurato: ignorare le gaffes. Il gelo che generalmente segue una frase a sproposito dovrebbe essere evitato (a meno che qualche anima buona sia riuscita ad allentare la tensione con una battuta, spetta di nuovo - ahiloro - ai padroni di casa avviare una discussione nuova): Sandro Pertini a Madrid in visita ufficiale brindò al fatto che Juan Carlos avesse portato la Spagna alla Repubblica... Forse intendeva dire "alla democrazia", ma lì per lì, giustamente, nessuno glielo fece notare. Magari qualcuno, saggiamente, seppe cambiare discorso.
