DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
UN RIMEDIO PER LA NOIA
26 giugno 2018
"Noia crudele! Solo per dimenticanza gli autori delle pene dell'inferno possono non avercela messa" (Giacomo Casanova, avventuriero e scrittore [1725? - 1798]).
A metà del settecento, annoiarsi era un lusso riservato a pochi liberi pensatori (peraltro, perlopiù, ricchi). Dopo quasi tre secoli, si è trasformato in uno dei timori paradossali del nostro tempo, pieno di cose da fare quasi fosse per forza.
Ma facendo salve le differenze nel numero dei potenziali annoiati, ora come allora il solo vero rimedio al problema è incontrare altri esseri umani, dai quali apprendere o con i quali, almeno interagire. Allontanare la noia mettendo in comune esperienza e curiosità.
La maniera più semplice per farlo non è cambiata: condividere il mangiare e il bere. Eppure, mentre le pubblicità degli aperitivi esorcizzano la solitudine offrendo modelli irreali, una specie di approssimazione generalizzata ci impedisce di imparare alcunché (nel senso profondo cui allude la matrice latina del termine, cioè "fare proprio").
Mettere insieme le persone giuste. Come si fa? Evitare i violenti verbali e chi parla solo di se stesso, d'accordo. Poi? Cominciamo col dire che una cosa sono gli eventi in piedi (assimilabili al dopocena), altra i seduti, e rimandiamo a precedenti post le regole di piazzamento e i pranzi di lavoro.
Innanzitutto, vediamo il "come". Lo strumento principale è il telefono, ma non si può (più) considerare sbagliato l'uso di email, Whats'App o Messenger, che di solito consentono di rispondere (e di ricevere risposta) con maggiore agio. In ogni caso gli inviti vanno fatti con congruo anticipo (15/20 giorni).
Veniamo al "chi". E' giusto chiamare per primo chi si avrebbe maggior piacere a ospitare e/o potrebbe in qualche modo rappresentare l'attrattiva della serata, "richiamo" o collante per gli altri (che comunque avranno l'accortezza di non domandare "chi altro c'è"?: sarà il padrone di casa a dirlo, eventualmente).
Se si fanno le cose per bene, i motivi del convivio possono anche non essere del tutto disinteressati: divertirsi, certo, ma anche ingraziarsi il capo, corteggiare, consentire di corteggiare, sdebitarsi e bla bla bla. Poi, certo, a chi non piacerebbe ricevere l'attore famoso, il pittore affermato, il politico stravagante, il ricco potente?
Non sempre è possibile, ma la scelta degli invitati deve sempre avere al centro sia, la piacevolezza dello stare insieme data dalla consuetudine (qualche vecchio amico), sia l'interesse che viene dal conoscere persone nuove. Insomma, bisogna cercare di mescolare. Dopo una cena con il Vescovo di Napoli e alcuni professori universitari, tutti rigorosamente cattolici, un noto Deputato ebbe a raccontare che una serata a un cineforum iraniano sarebbe stata più allegra.
Allo stesso modo non si può essere o "sentirsi" troppo diversi: a un pranzo a Parma Spadolini, allora Presidente del Senato, fu messo a tavola con alcuni notabili del posto i quali, per timore reverenziale, si astennero dal rivolgergli la parola nonostante la padrona di casa facesse ogni sforzo per agevolare la conversazione. Non fu un successone...
Le regole sono poche e di buon senso; più o meno in pari numero maschi e femmine, senza aver paura per le differenze anagrafiche: se gli invitati hanno qualcosa da dire e sono gente curiosa, avere giovani e gente di mezza (più difficile ma non impossibile, terza) età, di solito aiuta.
Poi mettere tutti a proprio agio, presentando chi non si conosce, sottolineando amicizie o esperienze comuni, ricordando, dell'uno o dell'altro, l'ultimo succeso o il prossimo traguardo. Inoltre, dividere piccole o piccolissime incombenze (tagliare il pane, aprire una bottiglia, portare qualcosa in tavola), quasi sempre contribuisce a stemperare il clima e favorire la conversazione.
Da non tralasciare la qualità del cibo, che fa contenti tutti e allenta eventuali imbarazzi. Terminiamo con un'ultima, malinconica raccomandazione: ormai, è bene evitare di mischiare personaggi molto lontani in politica: un simpatizzante PD e uno del M5S rischiano di strillarsi addosso accuse reciproche surreali, incomparabili con le vecchie, ben più gestibili in fondo, polemiche tra PCI e DC...
