DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
NEONATI
7 aprile 2017
Un bambino porta allegria, coraggio, speranza: non c’è fatica che sia troppa. Certo, nei primi giorni i problemi non mancano, anche di tipo “sociale”, ma con qualche accorgimento è facile superare pure quelli.
La prima difficoltà consiste nel portare a conoscenza di amici e parenti il nuovo arrivo. In queste occasioni si spediscono talvolta messaggi diretti a tutti i numeri della rubrica con la formula: “E’ arrivata/o… pesa… eccetera”. Magari di fronte al lieto evento il peccato è veniale, ma l’impersonalità della comunicazione - perfino in un caso così - non è il top della cortesia.
Ecco quindi il primo compito per il papà (la mamma generalmente ha altro da pensare): scorrere la rubrica e mandare messaggi mirati; se non si ha tempo o voglia è consentito lo stesso testo, cambiando solo il nome del destinatario. Naturalmente non ci si deve aspettare che questo valga per la vecchia zia. Sarà necessario fare uno sforzo e parlare al telefono con lei e altre figure assimilabili, senza preoccuparsi se si dicono più o meno sempre le stesse cose.
Chi riceve la notizia può rispondere con un saluto al neonato e un augurio a mamma e papà. Anche via sms o WhatsApp. Certo, una telefonata va sempre bene, ma a patto di tenere presente che i genitori non hanno nemmeno il tempo di gioire come si deve. Infatti la principale virtù che dovranno tirar fuori è questa: la pazienza. Nonni (suoceri), zie e soprattutto amiche vogliono vedere il pupo, mentre di solito le neomamme sono esauste e i neopapà incapaci di sostenere conversazioni che vadano oltre i cinque minuti.
Chi va in visita in clinica tenga a mente che alle puerpere va bene portare dolcetti o cioccolatini (che di solito si offrono a chi viene), però non fiori: spesso dopo un difficoltoso trasporto affidato a papà che avrebbero altro da fare, piante e fiori incartapecoriscono sul balcone di casa. Meglio qualcosa per il bambino. E' facilissimo: dagli abitini alle apette che girano ai porta-biberon ai giochi per i primi mesi di vita; tutto si trova nei negozi specializzati o in qualsiasi farmacia. Naturalmente, mai cose ingombranti.
Per essere gradita una visita deve durare dai venti (bene) ai quaranta minuti (meno bene). Un'occhiata all'orologio è giusto darla anche andando a vedere il pupo a casa. Il rientro per i neogenitori è durissimo e fonte di grande stress. Un consiglio per loro: tenere in casa qualcosa da offrire in emergenza (e ce ne sarà occasione). Un consiglio per chi va in visita: preannunciarsi con ampio anticipo concordando bene l’orario in ragione della tempistica del bambino, vero e proprio dominus della casa per un bel po'... Prima di muoversi, una telefonata di conferma: più che le bizze dei piccoli (a quell’età ancora non ne fanno) sono da temere le imboscate delle nonne.
