DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
CI SPOSIAMO?
23 dicembre 2007
Se la stragrande maggioranza degli adulti in età fertile è sposata, vorrà dire che non si riesce proprio a farne a meno: con buona pace dei suoi detrattori, il matrimonio ha una funzione sociale (per chi crede, solidamente sostenuta da un precetto) ben lontana dal diventare superflua. Eppure esiste una sterminata letteratura che riassume i motivi per i quali si dovrebbe ragionevolmente rifiutarlo, il matrimonio, tutti ugualmente validi e sensati (fine della libertà, SUOCERI, coniuge pigro o iperattivo, probabile abbassamento del tenore di vita, predisposizione alla lite naturalmente determinata dalla convivenza, eccetera eccetera eccetera).
Alle ragioni del no, però, di solito, ne manca una: sposarsi (QUEL giorno proprio, e tutto l'armamentario che lo precede, intendiamo) è un calvario... ALLORA:
1) si abbia o no danaro da spendere, sobrietà e pochi fronzoli;
2) niente decisioni avventate sulla data, non troppo vicina, non troppo lontana (né coincidente con grandi eventi sportivi, per evitare a chi viene di doversi confessare per le maledizioni pronunciate contro di voi);
3) niente partecipazioni (solo inviti!), foriere di equivoci e di possibili risentimenti da parte di chi voleva esserci e invece non può venire però lo avete avvertito e quindi ci rimugina su (perché solo la notizia? vuol dire dire che non devo andare? ma il regalo devo farlo?);
4) niente bomboniere, che fanno ridere anche i tacchini prima del pranzo di Natale: bastano i confetti;
5) niente ipocrisie sul "chi paga" cosa: devono contribuire entrambi; siamo nel duemilaaaa!!!
6) niente tight, tanto non ce l'ha più nessuno e chi lo affitta di solito fa ridere gli stessi tacchini già sganasciatisi per le bomboniere;
7) niente mutui per l'acquisto dell'abito da sposa, che finisce malinconicamente in un armadio per il resto dell'eternità anche (anzi, soprattutto) se costa ventimila euro.
Le cose, in realtà, vanno diversamente, molto diversamente da come vorremmo e/o sarebbe giusto. Andiamo in ordine sparso... Non la sola data, ma lo stesso PERIODO in cui sposarsi è una scelta faticosa, frutto di tortuose mediazioni con le famiglie di origine, prigioniere di superstizioni cabalistiche o vittime di accidenti che richiedono cure costanti; sacerdoti titolari di chiese; officianti superimpegnati tra ritiri spirituali e improbabili pellegrinaggi in aree remote e sconosciute del pianeta; vecchie e dispotiche zie. Del resto, appena comunicata al mondo la decisione, pochi danno davvero una mano: quasi tutti offrono consigli (solitamente inutili), mentre QUALCUNO comincia una gara al rialzo per complicarvi la vita...
DOVE ci sposiamo? Sposarsi da soli all'estero o in nave non si può (e zia Ginetta? Non vorrai spezzarle il cuore!). Sposarsi in comune mica tutti possono: i nonni sono religiosissimi, e poi un matrimonio senza la benedizione di Santa Romana Chiesa equivale ad una sudicia convivenza con pena immediata di cancellazione dall'elenco degli eredi (ma veramente ne facevamo parte?). Sposarsi nella chiesa parrocchiale quel giorno non si può, perché ci sono le prime comunioni e il parroco ci conosce da sempre, non accetterà mai che si vada a farlo altrove... Vabbè, lo convinciamo, scegliamone un'altra. Questa è bellissima ma NO, non c'è parcheggio, LI' non ci si sposa, porta male, LA' mica fanno la messa apposta per noi, QUI ci vuole un preavviso di due anni, QUAGGIU' giura il parroco che piove sempre, anche d'agosto. Bene, allora riprendiamo in considerazione il comune? Ah, vade retro Satana! Perché ragioni secondo gli uomini e non secondo Dio!!?
Per carità pochi invitati. TUTTI D'ACCORDO, chiaro. Ma poi i SOLI parenti sono inevitabilmente più di cento. Questo si offende, quello mi ha tenuto a battesimo, questo è stato così carino a regalarmi la macchinetta radiocomandata quando avevo dieci anni, questo è ricco, non si sa mai, quello è povero, non è giusto discriminarlo, quest'altro non lo vedo da una vita, è un'ottima occasione di incontro, quello non aspetta altro che il mio matrimonio. E allora?
IDEA, mandiamo la SOLA partecipazione ai parenti che frequentiamo meno! Così le partecipazioni, uscite dalla porta delle migliori intenzioni negli entusiasti primi giorni di progetti, risbucano dalla finestra della necessità a far maestosamente la parte del leone. E mentre i prosaici inviti sono necessariamente contati, si immagina che "a questo punto, visto che le facciamo" le partecipazioni possano essere infinite. Risultato, inevitabile e scontato: una fatica boia per scegliere gli esclusi, cento scontenti e tre offesi gravi.
Per evitare che ci regalino (pagandola tra l'altro una fortuna) la solita statuetta di venere sognatrice in cristallo di Murano, con tanto di scosciatura e mezza tetta di fuori, bisogna fare la lista di nozze. Ma dove? Cosa scegliere? Cosa serve? Cosa abbiamo? Cosa è bello? Primo giro per negozi, lista, secondo giro, disdetta, nuova scelta, nuova disdetta? terzo giro per negozi, quarto, quinto, lista finale. Chi sopravvive e si sposa uguale è bravissimo.
Mettere ordine? E' una parola. ALMENO QUESTO. Se lo sposo vuole/(deve) indossare il tight i testimoni maschi possono - se desidera lo sposo e sono TUTTI d'accordo - metterlo anche loro. Idem per quel che riguarda i suoceri. Gli altri meglio di no... Eppure, se scatta l'idea che essendo lo sposo in tight allora il matrimonio è da considerarsi "in tight", moltissimi si riterranno autorizzati o obbligati a indossarlo. NON c'è rimedio. Se non quello di rassicurare i presenti in giacca che sono gli altri ad essere "sbagliati" e non loro...
Il ricevimento, nelle intenzioni unanimi dei consigliori/parlatori matrimoniali, deve durare poco. Ma tutti sanno che non sarà così. Le portate, inevitabilmente di qualità poco più che scadente a meno di ipotecare la/le case, si succederanno le une alle altre. I primi (due - tre almeno), i secondi (pesce, carne, contorni di verdure e patate) e infine, a completare la fatica: i dolci. Uno, due, addirittura tre, prima della torta nuziale con la statuetta degli sposi in cima, il brindisi e l'immancabile coro: Bacio! Bacio!
Concluderà la lieta giornata - una non stop di otto/dieci ore - l'orchestrina (o il digèi, non si sa se meglio o peggio) con musiche anni settanta e ottanta. Ma è il minimo sindacale. Altrimenti come potrebbero, il giorno dopo, raccontare gli invitati: "Ci siamo divertiti tantissimo! Abbiamo ballato e la sposa si è perfino tolta le scarpe!"
