DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
10 REGOLE DI BONTON IN MONTAGNA
21 luglio 2017
"Chi ama la montagna ne rispetta le regole”. Si tratta di buon senso, è vero. Abbiamo solo fatto un riassunto.
Scarpe. Vietati sandali, ciabatte, infradito, espadrillas e qualsiasi altra calzatura che non garantisca contenimento della caviglia e aderenza al suolo. Una buona scarpa da trekking o la classica pedula da montagna con suola rigida antiscivolo riducono la possibilità di infortuni (evitando di mettere in moto per futili motivi eventuali soccorritori).
Abbigliamento. Quello giusto è a cipolla. Salendo in quota il clima e la temperatura possono cambiare improvvisamente, con forti escursioni termiche. L’abbigliamento deve proteggere dal freddo e dal vento, favorire l’evaporazione del sudore e, se possibile, asciugarsi velocemente. Da preferire le cose che “pesano” meno e occupano minor spazio, resistenti a strappi o abrasioni. I bikini però no.
Dotazione. Lo zaino ideale somiglia alla borsa di Mary Poppins (preferibilmente dotato di sacco impermeabile che ripari lui stesso in caso di pioggia). Dentro, oltre alle vettovaglie e all’acqua: un cappello, un paio di guanti di lana, un paio di calze e intimo di ricambio, una maglia a maniche lunghe, l’occorrente per il cucito e dello spago, cerotti, nastro adesivo (da metter sopra le vesciche provocate dallo scarpone nuovo), un analgesico e un antipiretico. I bastoncini per camminare? Obbligatori no, ma consigliati eccome.
Sole. La ventilazione mimetizza i primi effetti dei raggi. Invece, è bene proteggersi con creme di fattore adeguato, e nelle ore più calde riparare la testa con un cappello o un fazzoletto.
Bon ton. Nei sentieri non si fanno gare di velocità, non si sgomita, non si spinge. E’ consentito chiedere strada per non perdere il passo, ma senza strillare: "Largo!". Si cammina in fila indiana e chi supera deve impegnare la parte del sentiero più esterna, quella verso la valle, lasciando al riparo nella parte interna chi viene sopravanzato, specie se ci sono bambini.
Telefonino. Va bene, va bene, ve lo potete portare. E perfino controllarlo ogni tanto, fatti vostri se non riuscite a staccare nemmeno camminando più vicini al paradiso. Ma niente suonerie, e niente toni stentorei (quasi provassimo l’eco della valle).
Escursioni. A ciascuno la propria, secondo esperienza e perizia. La montagna non ci trasforma improvvisamente nel Sylvester Stallone di Cliffhanger. Dunque, se non abbiamo mai seguito corsi di roccia e di alpinismo, se i nostri amici al seguito non sono esperti, lasciamo ad altri le vie ferrate e i sentieri attrezzati. Guardando le mappe non dovrebbe essere difficile scegliere un’escursione appropriata alle capacità del gruppo per distanza e dislivello.
Bambini. Può capitare che non abbiano voglia di venirci appresso. Proviamo ad appassionarli offrendogli, lungo il sentiero, una sorta di caccia al tesoro. Chiediamo loro, dopo aver mostrato quello di partenza, di cercare il segnavia successivo per verificare che il numero del sentiero segnato sia quello corretto. In questo modo si sentiranno responsabili, anche per gli adulti, del raggiungimento della meta e procederanno volentieri in avanti. Potrebbe funzionare davvero eh!
Alimentazione. Con l’aumentare dei metri s.l.m. i capogiro sono più frequenti. Sia sempre a portata di mano qualche alimento energetico: cioccolata, frutta secca, zucchero. Bibite che abbiano la capacità di reintegrare la perdita di sali minerali. Al rifugio (purtroppo), meglio un tè caldo e zuccherato che una birra gelata…
Ambiente. Se abbiamo trovato un luogo che ci ha colpito profondamente, lasciamolo intatto. Non portiamoci via nulla se non la gioia d’averlo visto, e non dimentichiamo lassù i resti di quanto abbiamo (o non abbiamo) consumato.
Torniamo a settembre, buona estate...
(Scritto con Francesco Piazza)
