PRESENTAZIONI
4 novembre 2016
"L'estremo piacere che proviamo nel parlare di noi stessi deve farci temere di non darne affatto a chi ci ascolta" (François de La Rochefoucauld, 1613-1680), a partire dal momento in cui ci presentiamo: nel farlo è indispensabile imporre al nostro ego di impiegare il minor numero possibile di parole.
Altrettanto, se una terza persona assume il compito di presentare Caio a Sempronio è essenziale che non stia lì a esagerarne capacità o virtù. Non esiste una formula magica per essere disinvolti, ma pur nella molteplicità degli approcci teorici alcune regole possono essere d'aiuto.
PRESENTARE QUALCUNO A QUALCUN ALTRO. Chi è meno importante deve essere presentato a chi è più importante, così come i signori vengono presentati alle signore (non è difficile, basta ricordarsi di rivolgere la parola per primo al più importante tra i due soggetti: "Maria, ti presento Giuseppe"). Il sesso non conta se le persone che si incontrano sono titolari di cariche: sarà la Signora Sindaco(a) a venire presentata al Signor Primo Ministro, non il contrario. La presentazione può essere introdotta da una breve formuletta, tipo: "Vi conoscete?", "Posso presentarvi?", "Siete già stati presentati?". Obbligatorio scandire bene nomi e cognomi: poche cose disturbano quanto la storpiatura dei propri.
SE CI PRESENTIAMO DA SOLI, DI PERSONA. Non bisogna dire "piacere", "lietissimo" o frasi simili. Vanno bene "buongiorno" o "buonasera", e se si è tra giovani "ciao". Spetta al più importante tendere la mano. Se poi chi dovrebbe non lo fa (senza un motivo, cioè senza che al mancato gesto si sia voluto dare un senso; perfino la scortesia può essere giustificata se ha una ragione), siete di fronte a un cretino, e non c'è altro da dire.
PRESENTANDOCI PER TELEFONO. Non ci si fa "passare" da una segreteria. Il gesto - che cortese non è mai, a meno di non essere molto importanti e molto impegnati (davvero) - è seriamente inopportuno se si telefona a qualcuno più importante di noi. Sempre meglio chiamare direttamente specificando, dopo il nome e il cognome, la propria qualifica e la persona che sia sta cercando (buongiorno, sono Giuseppe Tubi, idraulico, sto cercando Filo Sganga). Bisogna evitare di premettere titoli di qualsiasi tipo al proprio nome, ma questo è vero anche di persona (sono il dottor De Paperis: MAI).
ABITUDINI ALTRUI. Può capitare a buona ragione, in qualche caso, che non ci venga tesa la mano: i monaci buddisti non toccano le donne in pubblico, così come i musulmani di stretta osservanza; in questi (rari) casi ci si può trarre d'impaccio con un sorriso o persino un cenno del capo appena accennato. In caso di presentazioni con orientali è importante ricordare che tengono moltissimo allo scambio dei biglietti da visita; guardate il loro con attenzione e compiacimento e offrite il vostro, scusandovi molto se non ne avete a disposizione: chi avete di fronte potrebbe pensare che non lo ritenete abbastanza importante per ricevere qualcosa da voi.
UNO SPAZIO COMUNE. Immaginate la redazione di un giornale (o un altro open space qualsiasi) dove lavorano, insieme, ma ciascuna per proprio conto, molte persone. Una di loro entra nella grande stanza accompagnata da un ospite. Deve presentarlo ai colleghi o deve ignorarli? NON deve presentarlo. Eccezione: che i presenti siano pochissimi - due o tre - ovvero che qualcuno di loro abbia manifestato in altre occasioni interesse a conoscere l'ospite (in questo caso ci si regola per decidere se presentarlo a lui solo; dipende dagli spazi e dal momento).
SECRETARY
9 dicembre 2016
«Enrica Seveso era la fedele segretaria del segretario: trentacinque anni, faccetta da cinesina, capelli biondo-grigio topo, gonna blu-stinto, camicetta bianca con spilla taroccata e golfino verde, due scarpe nere alla Minnie, le gambe magre e nervose.»
E' un pezzetto tratto da "La Provvidenza rossa" di Lodovico Festa (Sellerio, 2016), e l'immagine di questa impiegata di una segreteria provinciale del Pci nella seconda metà degli anni settanta racconta benissimo la (enorme) distanza che c'è tra il ruolo delle segretarie oggi e quello di un tempo.
Il termine non è declinato al femminile per l'ostinazione retriva di considerare il ruolo destinato alle donne. Semplicemente, all'ultimo Secretary Day (ottava edizione, Milano, 23 maggio) è stato reso noto il dato relativo agli iscritti maschi del sito secretary.it: 20 (venti) su 9mila.
La rete è piena di "Manuali della perfetta Segretaria" (a cominciare dal nome: l'espressione giusta per la funzione è "Assistant Manager"), testi spesso validissimi con i quali non vogliamo metterci in competizione. Solo 10 pillole.
ORARI. In epoca smartphone l'Assistant Manager, oltre ad assicurare la propria presenza in ufficio, luogo di cui rappresenta il vero punto di riferimento, opera talvolta fuori orario. Ai lui e alle lei che svolgono la funzione di capo si fa obbligo di non approfittarsene (niente richieste dopo le 20,30, salvo emergenze nazionali); all'Assistant di far buon viso a cattivo gioco.
TELEFONO. Tutti hanno il nostro cellulare, perfino i call center che dall'India offrono sgangherati prodotti finanziari (detto per inciso: sono lavoratori anche loro e meritano rispetto). Tuttavia il fisso svolge ancora una funzione importante. E' indipensabile rispondere declinando con precisione il nome della "ditta" (eventualmente anche il proprio, ma questo dipende), quindi si prende nota delle necessità del chiamante. Se si passa la telefonata, è cortese cercare di ridurre al minimo il tempo di attesa.
TELEFONO DUE. C'è ancora chi si fa passare le persone al telefono (Signorina, mi passi il Signor De Paperis): è brutto e vecchio ma magari, chissà, qualcuno lo fa in buona fede. Per dovere di cronaca, dà un'impressione di distacco e presunta "superiorità": se è questo che si desidera, prego.
AGENDA. Teniamo tutti l'agenda dei nostri impegni sul telefonino. Eppure è di grande conforto avere qualcuno che sappia con precisione che cosa dobbiamo fare, dove e quando (magari con l'indicazione di una "contact person" come si dice con antipatico inglesismo).
AVANCES. Secondo l'Istat circa la metà delle donne tra i 14 e i 65 anni hanno subito ricatti sessuali sul lavoro o molestie nell’arco della loro vita. Se c'è un errore in questa statistica è per difetto. Non è solo riprovevole, è disgustoso: denunciare tutto, denunciare sempre.
CAFFÈ. Portare il caffè a una riunione può essere considerato avvilente solo se si ha poca considerazione di sé: qualcuno lo deve fare. Certo, la collaborazione del richiedente fa la differenza: ritenerlo un atto dovuto è una cosa brutta e sbagliata.
CAFFÈ DUE (MA VALE PER TUTTO). Quando capita che qualcosa sia chiesto con malagrazia o sottopagato, consigliamo all'Assistant Manager - come a chiunque - un pensiero/augurio di Sun Tsu (l'Arte della Guerra): "Sarà vittorioso chi è prudente e aspetta con pazienza chi non lo è".
LETTERE. Se da un lato è difficile trovare qualcuno che legga oltre i tre quarti della pagina, dall'altro pochissimi sanno ancora scrivere tre righe una di seguito all'altra. Il compito viene ampiamente delegato alle segreterie e parte del problema si risolve facendo ricorso agli "stamponi", ovvero testi pre-impostati che volta per volta vanno riempiti di contenuto. Federico Baccomo, nel suo brillante "Studio Illegale" ci ha spiegato che anche i contratti più complicati nascono così, quindi nessuno storca il naso...
PERMESSI. Un bravo Assistant Manager in poco tempo diventa indispensabile. Tutto quel che chiede otterrà.
DIRE DI NO. Gli impegni possibili esplodono. Nessuno vuole andare, ma allo stesso tempo nessuno vorrebbe di dir di no: per non offendere (chissà mai nella vita?), per evitare rogne, per codardia... Spesso l'ingrato compito tocca agli eroi dell'era moderna: gli Assistant Manager. Possono aiutare alcune espressioni-trucco (cioè balle eleganti): "Tizio è davvero spiacente, ma non riesce proprio a passare"; "Caio avrebbe voluto esserci, ma ha da tempo una banale incombenza che non può rimandare"; "Sempronio vorrebbe aderire all'invito, ma non può prendere un impegno a così lunga distanza senza correre il rischio di doverlo disattendere". Naturalmente è una scusa, ma detta con voce gentile e convincente può capitare che il richiedente se ne renda pienamente conto solo dopo aver attaccato.
