DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
POSTI A TAVOLA
11 gennaio 2016
Magari semplicemente "a voce" quando si è tra amici, ma lo sforzo di distribuire i posti per mangiare andrebbe fatto sempre. Dire: "Sedetevi come volete", è un vezzo che non aiuta affatto l'informalità e (anzi) delega a chi abbiamo invitato alla nostra tavola una responsabilità di cui dovremmo essere noi a farci carico.
Tra amici basta darli, i posti, per evitare di star tutti lì in piedi ad aspettare la prima mossa di qualcuno. Sostanzialmente, una distribuzione maschio-femmina alternati e le coppie scoppiate funziona sempre. Quando, invece, l'evento ha un qualche valore "formale", le operazioni da effettuare sono in sostanza due.
1) Vanno sistemate nelle posizioni "migliori" (cioè accanto ai padroni di casa - diconsi padroni di casa i componenti di coppie di ogni tipo purché stabili - che siedono uno di fronte all'altro al centro dei lati lunghi di un tavolo ovale o rettangolare; in un tavolo tondo non importa dove) le quattro persone "maggiori" del pranzo o della cena: le più importanti ovvero le più anziane o le più care.
2) Vanno sistemati per quanto possibile l'uno vicino all'altro i commensali in qualche modo "affini", che si conoscano o che chi invita ritiene possano piacersi; Inoltre, gli ospiti di analoga "importanza" dovrebbero trovarsi ad analoga distanza dal centro della tavola, in modo che nessuno pensi di aver ricevuto un posto inadeguato al proprio rango (o al proprio ego; ai fini della soddisfazione personale dei presenti è la stessa cosa, e d'altra parte a ogni padrone di casa sono dati gli invitati che merita). Le regole tradizionali di un piazzamento sono infinitamente di più, ma raramente indispensabili per sistemare il tavolo di casa.
Ci sentiamo di aggiungere ancora tre cose.
Agli eventi "senza signore" siedono ai primi due posti il padrone di casa e l'ospite maggiore, specie se il padrone di casa offre (per ragioni di lavoro) nella sua qualità di detentore di una carica.
Se i due padroni di casa vogliono cedere il proprio posto lo facciano pure. Si riteneva che il gesto dovesse essere offerto solo ai capi di stato o ad altissime personalità, mentre a nostro avviso nulla vieta che possa rappresentare un omaggio ai migliori amici o un "regalo" in occasioni particolari (tipo prossimo matrimonio o laurea).
L'alternanza di uomini e donne, quando è compatibile con le indicazioni del punto 2) può essere seguita, ma solo se non è troppo complicato. Nel caso di occasioni "di ufficio" (insomma, non è una "coppia" che invita) allora è proprio disdicevole: il fatto che per lavoro siedano insieme maschi e femmine non conta molto per l'assegnazione dei posti, dal momento che questi vengono assegnati in ragione della carica o del ruolo che si riveste, non del sesso.
Le poche regole appena ricordate sono più o meno derogabili in senso direttamente proporzionale alla confidenza tra i commensali. Quindi, nulla di male a far sedere il padrone/a di casa al posto nei pressi della porta di cucina, se lui/lei deve badare ai fornelli; nulla di male se uno solo dei due centri viene ceduto o entrambi a membri di due diverse coppie e così via. Nel ricordare che altre indicazioni si trovano in home page scrivendo "piazzamento" sul tasto "cerca" vi ringraziamo calorosamente: gli iscritti a questa newsletter hanno superato i duemilacinquecento.
