UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
BON TON, GALATEO, CERIMONIALE
22 luglio 2016
Che cosa vuol dire cerimoniale? Di che cosa si occupa? Capita spesso di sentire invocata l'applicazione di norme del cerimoniale in situazioni dove sarebbe sufficiente riferirsi all'uso delle abitudini comuni di comportamento. Come fare a distinguere termini e funzioni? Che cosa rende diversa una regola di buona educazione dalla necessità normativa?
È opinione diffusa che parole come cerimoniale, etichetta, stile, bon ton e altre ancora possano essere senza distinzione utilizzate per descrivere e qualificare una molteplicità di attività - chiunque sia il soggetto che le pone in essere - che attengono al comportamento e al suo carattere formale. Naturalmente, così non è affatto.
L'utilizzazione impropria dei termini appare il frutto di pigre stratificazioni temporali, relative al concetto di cerimoniale/protocollo/galateo: solo in pochi "sapevano comportarsi" duecentocinquanta anni fa, ed erano quasi tutti nobili; la sacralità del rito-gesto perfino quotidiano inteso (anche) come forma di controllo politico ha fatto il resto.
(1) GALATEO, BON TON, ETICHETTA, interpretano, sostengono e curano di esprimere il comportamento dell'individuo nella sfera dei suoi rapporti personali. Costituiscono l'espressione delle convenzioni sociali, culturali, religiose e igieniche che sono necessario presupposto per una convivenza civile. (2) Chi si applica nelle RELAZIONI ESTERNE, nelle RELAZIONI CON IL PUBBLICO, nella COMUNICAZIONE considera la vita di relazione di complessi organizzati di persone e mezzi. E lo fa avendo riguardo esclusivamente per il soggetto del quale si sta occupando. È la massimizzazione del valore, dell'identità, dell'immagine del "singolo". (3) Il CERIMONIALE/PROTOCOLLO attiene alla sola sfera di relazioni e d'azione delle istituzioni della Repubblica. Estrinseca la propria attività nella manifestazione formale della vita dello Stato e si riferisce alla esplicazione della sovranità di esso e delle sue potestà. Ha natura "giuridica" e discende dall'ordinamento giuridico-costituzionale.
Nel primo (1) caso, il comportamento si riferisce al singolo individuo e ricade nella libera scelta della persona. Nella seconda ipotesi (2) le regole di condotta, i tempi e la forma della manifestazione sono dettati dal raggiungimento di un risultato immediato e comunque riguardano, illustrano e coinvolgono gli interessi del solo complesso organizzato al quale si riferiscono. Se si parla di istituzioni (3), il loro relazionarsi con altri soggetti pubblici e privati non può che manifestare rispetto per la definizione dell'apparato statale e della sua organizzazione.
Insomma, il cerimoniale assume come riferimento non una singola istituzione dello Stato presa in sé e per sé, ma la contestuale e unita visione e presenza di questa e delle altre istituzioni, senza vantaggi o svantaggi per l'una o le altre (senza campanilismi, verrebbe da dire). In queste ipotesi, il ricorso ai precetti della rappresentanza protocollare è assolutamente doverosa, anzi, imposta.
E qui si deve operare una ulteriore specificazione. Il CERIMONIALE è un linguaggio, costituito di un complesso patrimonio di segni, di simboli, di gesti, di espressioni, di rituali, di formule, mediante i quali si attua e si ripete la manifestazione del soggetto pubblico. Il PROTOCOLLO è, invece, ciò che rende comprensibile, accettato e applicabile questo linguaggio; è il sistema delle regole, dei principi, dei criteri, delle significazioni. E' la sua grammatica. La condotta protocollare, perciò, si differenzia e si caratterizza rispetto a qualunque altro contegno per il fatto che rappresenta l'agire di un soggetto che NON è del tutto libero nella individuazione della forma delle proprie relazioni. Dovendo realizzare una rappresentazione oggettivamente corretta, ogni "comportamento" non solo deve essere ma anche apparire privo di interpretazioni soggettive, non suscettibile cioè di apprezzamenti diversi da quelli che lo riconducono alla esatta omogeneità con l'ordinamento dello Stato e con le funzioni istituzionali del soggetto.
In ogni altra ipotesi - quando cioè le presenze non significano la Repubblica e il suo apparato - si rifugga la frequente tentazione di complicare le cose semplici. Lasciando il Cerimoniale al suo mestiere, facciamo appello all'uso della buona educazione e del buon senso. Ma soprattutto, ricordiamoci di quel che troppo spesso nel (borghese piccolo piccolo) sentire comune viene considerato agli antipodi del "galateo", mentre ne è madre e figlia: la sincera spontaneità.
(Scritto con Francesco Piazza)
