UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
TRA NATALE E CAPODANNO (1)
8 dicembre 2017
Il Natale dura un mese: da oggi al sei gennaio. Che il primo brillare dell'albero ci incupisca o pervada di euforia benefica, i nodi (materiali) da affrontare non cambiano: che cosa e come augurare, vestire (casa, tavola, noi stessi), regalare.
AUGURI. Intanto, è giusto domandarci se la persona che li riceverà ricorda con precisione chi siamo. Si dovrebbero mandare auguri a qualcuno che con noi "divide" qualcosa (amore, amicizia, interesse), sennò è l'intrusione nella vita di un altro con la scusa del Natale.
Abbiamo deciso a chi spedirli. Sono tutte persone abbastanza "vicine"? Bene, passiamo alla domanda successiva: carta, mail, sms o altro?
Quantomeno per ragioni di compatibilità ambientale, è evidente che non esiste ragione per snobbare il formato elettronico, dai messaggi diretti sui social agli sms fino a whatsapp. Peraltro, si risparmia: un biglietto vero spedizione inclusa non costa meno di un euro e mezzo. Ma se fossimo disposti comunque a spendere una parte di quella cifra, varrebbe la pena farlo con una e-card.
Le cartoline virtuali hanno avuto un boom sul finire dello scorso decennio per venire gradualmente sostituite dalla versalilità - più agile e altrettanto gratuita - degli smartphone. Ma per Natale se ne continuano a mandare, grazie a molte ONLUS, che in cambio di un contributo anche piccolo ne forniscono di personalizzabili (e libere da virus, timore che ha contribuito non poco a ridurne la circolazione). E' un servizio nato per le aziende ma nulla vieta che possa essere usato anche dai privati. Ecco, chi vuole mandare un pensiero originale e utile, ne compri un pacchetto; esistono con o senza certificato di donazione, da spedire per conto proprio o complete di servizio d'invio; basta poca buona volontà.
Chi non intende rinunciare a fascino dei biglietti di carta (acquistati, loro senz'altro, per beneficenza), si ricordi di firmarli in originale. Mille auguri con una firma fotocopiata valgono quasi nulla. Gli indirizzi sulle buste invece paradossalmente vanno bene scritti al computer; a mano potrebbe farlo chiunque, anche una terza persona, cosa questa che dal punto di vista della percezione del coivolgimento di chi scrive non rende il risultato diverso rispetto a quello offerto da una macchina.
VESTIRE LA CASA. Si è fatto negli ultimi anni un parlare eccessivo di albero e presepe. L'essere credenti o la difesa presunta dell'identità nazionale c'entrano poco: questo modo, insieme sacro e popolare, di vivere il Natale è talmente "nostro" che discuterne è come cominciare un dibattito sugli spaghetti partendo dalla domanda se debbano essere difesi o no.
Addobbare durante le feste, specie se in casa ci sono bambini, è giusto. Albero a parte (che è buon uso, ormai, sia sintetico; a far diversamente sono autorizzati solo gli allergici alla polvere), evitati i babbo natale che si arrampicano sul balcone, si può dare libero sfogo alla fantasia, e anche se "meno è meglio", una ghirlanda fuori dalla porta è sempre un bel benvenuto per chi viene a trovarci. L'importante è smontare tutto poco dopo l'arrivo dei magi (e della befana).
VESTIRE LA TAVOLA. Una bella tovaglia è vecchiotta, morbida, preferibilmente di colori chiari, eventualmente ricamata al centro e ai bordi, perfettamente stirata, che scenda tra i 20 e i 40 centimetri dal piano e va benissimo anche senza tovaglioli identici. Detto questo, può essere rossa, certo, ma non è indispensabile; qualche richiamo al Natale è perfetto nell'ornamento e negli accessori: le candele sono bellissime e fanno sempre "festa", così come un centrotavola di frutta e rami di stagione.
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IL RESTO TRA 15 GIORNI
