DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
QUANDO UNA CERIMONIA E' "UFFICIALE"
16 luglio 2018
Cerimonia ufficiale o privata?
Capita che l'aggettivo "ufficiale" venga recitato come un mantra, quasi che da solo (a prescindere...) fosse in grado di dare rilevanza a qualsiasi evento, magari minore.
Ma il termine, purtroppo, non ha alcuna valenza magica, e dichiararselo l'un l'altro serve a pochino. Quand'è, allora, che la presenza di un'autorità qualsiasi a una cerimonia qualsiasi può dirsi "in forma ufficiale"? E quando, invece, è "privata"?
Una risposta univoca non esiste. Anzi, la questione è, per così dire, nascosta nell'atteggiamento di chi visita e di chi riceve, negli allestimenti, nei mezzi di pubblicità... Insomma, quando qualcosa è ufficiale di solito "si vede" benissimo.
Peraltro, è molto raro che un evento qualsiasi sia espressamente "dichiarato" ufficiale. A parte il caso del Presidente della Repubblica, in materia latita qualsivoglia prescrizione, e non è per niente chiaro chi (e quando) dovrebbe dichiarare ufficiale cosa.
Secondo buon senso, la decisione potrebbe essere assunta dall'ospite, con l'accordo (espresso) della massima autorità, ma è evidente che la valutazione relativa all'ufficialità di un evento è "politica" (nel senso che riguarda il fine, non il mezzo).
Questo fa sì che spesso nessuno possa o voglia dire se una visita è "ufficiale", ma che essa lo sia "nei fatti". Allora, si può certamente definire "ufficiale" una cerimonia se si verificano assieme tre delle seguenti circostanze, oppure, anche da sola, l'ultima.
1) Il soggetto che si reca in visita è accolto al suo arrivo in città da un'autorità "territoriale".
2) Alla manifestazione cui interverrà sono previsti indirizzi di saluto di rappresentanti degli enti locali.
3) Della visita è stata data pubblicità a mezzo stampa o in altro modo e comunque la cittadinanza ne ha notizia diffusa.
4) Durante la visita è previsto un incontro tra l'autorità e personalità locali (tra queste ultime "valgono" tutti: dal Vescovo al Sindaco, dagli Assessori al Presidente della Camera di Commercio, dal Presidente dell'unione industriali della Provincia ai rappresentanti di altre associazioni di categoria, e via dicendo).
5) Sono presenti militari in alta uniforme al portone d'ingresso del palazzo o della sala dove si svolgerà la cerimonia.
6) Sono presenti bandiere, gonfaloni di Comuni, labari o medaglieri di associazioni.
7) Sono presenti rappresentanze provenienti da altri Comuni o Regioni o Stati.
8) L'evento viene trasmesso da un canale televisivo a diffusione nazionale.
9) Sono previsti onori militari.
I vecchi libri di Cerimoniale distinguevano tra visite ufficiali, di lavoro, in forma privata e in incognito (con ulteriori sfumature, a capriccio dell'autore del manuale: da "ufficiale di lavoro" a "strettamente privata"). Ma è chiaro, ormai, che con l'occhio delle telecamere acceso viviamo tutti dentro un Truman show nel quale il confine tra pubblico e privato si squaglia al primo flash.
Dunque, e a meno di voler specificare che la sua presenza sia legata a un fatto privato davvero (vacanze, il matrimonio del nipote, una rimpatriata di compagni di scuola), se il Sindaco di Topolinia si trova a Paperopoli e non vuol dare rilievo alla visita dovrà evitare che ne sia data notizia fino al giorno dopo. In caso contrario, i paperopolesi comincerebbero subito a domandarsi a voce alta: "Ma è venuto in forma ufficiale?".
