DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
DAI TELEGRAMMI DI CONDOGLIANZE AL FUNERALE (2)
30 giugno 2015
Il primo episodio di "Grande, grosso e verdone" è una carrellata esilarante di luoghi comuni su defunti e funerali, perché sulla morte si scherza, non fosse che per esorcizzarla: chi non ha riso sulle lacrime di "Amici miei" al funerale del Perozzi/Noiret?
Eppure, per quanto si tratti del solo evento certamente inevitabile della vita, quando arriva nessuno è in grado di dirsi preparato, specialmente se chi muore ci viveva accanto. Preparato non solo al dolore, ma anche alle altrettanto inevitabili circostanze da affrontare: chi avvertire, come organizzare il funerale, come chiedere agli altri quel che si vorrebbe (una bara semplice?) o non si vorrebbe (i fiori in chiesa?).
Tanto per cominciare bisogna avvisare l’agenzia di pompe funebri (se non se ne conosce una cercare in rete è semplice; le offerte sui minimi - 1500 euro circa - sono standardizzate) magari trovando la forza di mettersi d’accordo subito su tutto: composizione della salma, bara - chi la immagina sobria non si aspetti che sia la ditta a proporne una liscia, senza fronzoli, bombature e lucidature - carro funebre, eccetera (ai documenti penseranno loro in ogni caso). Da evitare, naturalmente, di pretendere che gli incaricati si rivelino dei Lord britannici: chi viene di defunti ne ha visti talmente tanti che uno in più non gli fa né caldo né freddo. Una faccia di circostanza la metteranno su, ma è bene non aspettarsi altro.
Meglio non dare immediatamente il via al passaparola (c'è altro da fare che stare al telefono a dare ragione del perché o del percome). Appena l'Agenzia avrà offerto le necessarie rassicurazioni sulle prime incombenze materiali, ecco il momento di chiamare i congiunti più prossimi e gli amici stretti. Daranno loro il via alla sarabanda di telefonate: sarà inevitabile prepararsi a dare a tutti le stesse risposte. Come è successo? Quando? Ma stava male? Non ha sofferto?
Molti non sapendo cosa dire faranno commenti a sproposito o – peggio – tenteranno (in buona fede) di dare lezioni di saggezza. Ci scapperà pure qualche “meno male” a proposito di una fine senza sofferenza o di una vita che non è stata tirata troppo in lungo tra acciacchi e rintontimenti senili. E' indispensabile armarsi di pazienza, tanta, tanta pazienza.
Il prima possibile è necessario decidere l’essenziale riguardo a camera ardente e funerale, contattando parrocchie e sacerdoti amici (se si è credenti; in caso contrario dipende molto dalle località, ma individuare posto e svolgimento per una cerimonia laica non è affatto semplice), in modo da fissare luogo, giorno e ora e poter dare risposte sensate a chi dovesse chiedere (quindi tutti).
I cimiteri chiudono all’imbrunire e le “squadre” che si occupano della tumulazione hanno diritto alla pausa pranzo; nella scelta dell’orario per il funerale bisogna tenere conto della durata di un’ora scarsa per la Santa Messa (cui vanno aggiunti eventuali saluti di amici e conoscenti) e del tragitto per raggiungere il cimitero (specie nelle grandi città): un calcolo sbagliato dei tempi potrebbe costringere i congiunti a crudeli attese accanto al carro da morto o – peggio – alla bara.
Il necrologio è scelta personale. Serve a far conoscere la sorte del trapassato a chi magari con lui (o lei) aveva rapporti solo saltuari, e se lo scomparso godeva di una certa popolarità (senza essere necessariamente famoso, magari era semplicemente una brava persona, da tutti amata e rispettata), regala ai famigliari nel giorno del funerale presenze inattese e gradite. Il testo, più semplice che si può. Data di morte; nome e cognome (età se si temono omonimie) dello scomparso; nomi di chi pubblica l'annuncio; luogo, data e ora della cerimonia funebre.
Camera ardente. Indispensabile tenere fuori eventuali fiori: l'aria dopo poco diventa irrespirabile. Salvo autorizzazioni speciali non si può più tenere la bara aperta, sicché a un certo punto avrà luogo la chiusura, momento straziante reso (per chi ha la fortuna di riuscire a conservare un fondo di ironia) talvolta meno crudo dalla involontaria comicità degli addetti alla bisogna, che può capitare si agghindino da cardiochirurghi per darsi un tono.
Funzione religiosa. Se si vogliono mobilitare nipotini o amici stretti per le Sacre Scritture o le intenzioni dei fedeli, meglio pensarci con anticipo perché di fronte al microfono (sia pure in un contesto molto “speciale” come quello di cui stiamo trattando) qualcuno potrebbe tirarsi indietro. La bara dovrebbe arrivare per ultima in chiesa, sicché è necessario organizzarsi per bene con la ditta che se ne sta occupando, perché loro, invece, vogliono "togliersi il pensiero" e tendono a farla arrivare il prima che si può. I saluti ai famigliari si danno dopo la messa. Se lo scomparso aveva tanti amici la cosa potrebbe durare parecchio. Fuori o in fondo alla chiesa, il libro delle firme è bene che lo procuri la famiglia: resta un ricordo, e quello della ditta in genere è squallidino. Per evitare cuscini e corone, basta pregare qualcuno (anche più d'uno) di spargere la voce che meglio una donazione, se proprio si vuole. Poi, magari ricordarsi di chiedere all'amico più caro un fiore da appoggiare sulla bara.
Quindi va fatto il corteo funebre per raggiungere il cimitero e procedere alla tumulazione. E' buona cosa che un sacerdote dica una preghiera o un amico intimo esprima un pensiero appena prima della tumulazione (anche lì la “squadra” farà di tutto per sbrigarsi), perché quello è davvero l'"ultimo" momento, e lasciarlo vuoto di parole può essere durissimo.
Dopo, un po' dopo ma non tanto, ci sarà da rispondere ai telegrammi di condoglianze. Chi ha subito una morte è nelle condizioni di scegliere liberamente se e in che forma ringraziare chi ha scritto. Si può non farlo; si può far stampare un bigliettino con un testo semplice di ringraziamento (magari aggiungendo una parola di pugno), preferibilmente evitando le righe di lutto: non è il nero sul biglietto che testimonia il dolore di chi ha perso una persona cara. Se si riesce, meglio scrivere a mano il ringraziamento. E' doloroso, e può essere un autentico strazio, ma va considerato come un omaggio a chi è scomparso.
