DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
BUON COMPORTAMENTO DI TEATRO
14 ottobre 2016
I teatri sono spesso gli stessi di cento anni fa e quelli nuovi vengono costruiti allo stesso scopo: ascoltare e guardare senza filtri meccanici. Così, il fatto che il comportamento del pubblico sia regolato da precetti in buona parte identici non è sorprendente. I suggerimenti che seguono sono tratti (passim) dal Galateo dei teatri, pubblicato Torino nel 1861 per Palazzo Carignano dalla Tipografia Eredi Botta.
1) E’ somma indiscretezza verso tutti quelli che aspettano di passare, scambiare il bigliettaro per un cambia-valute.
2) Guardatevi dall’aprire il palco con troppo rumore, massime se lo spettacolo è già incominciato. Ciò può attirarvi qualche occhiata non troppo benevola dalla platea, e si sa che dal dispetto si passa facilmente alla maldicenza. Nessuno ci guadagnerebbe.
3) Quando si viene in teatro che l’azione è incominciata, bisogna fare il meno rumore che sia possibile.
4) È necessario che le signore vadano sul davanti del palco, per vedere ed esser viste.
5) E’ il tempo dell’intermezzo che si deve scegliere per far visite nei palchi. Non è lecito soffermarsi troppo, massime se sopraggiungono altri.
6) Chiacchierare, ripetere le parole, o il canto, e solfeggiare la musica è tutto quello che può dirsi di più incivile. Bisogna considerarsi che le persone che vi sono d’intorno sono venute per godere dello spettacolo e non per sentire o vedere voi e subire i vostri capricci.
7) Non andate a sedere nel luogo di un altro.
8) Niuno è più noioso, ed alcune volte anche ridicolo di quel buon uomo che si fa raccontare l’argomento del ballo, dell’opera, o della commedia, che avverte i vicini dei colpi di scena, o li ragguaglia dei meriti rispettivi degli artisti.
9) La donna che avete accompagnata in teatro, non lasciate sola mai.
10) Se volete evitare qualunque discussione, come è dovere di persona educata, non parlate mai né in ben né in male degli artisti, degli autori e dei giornalisti. Chi vi dice che al vostro fianco non vi sia, o l’emulo, o l’amico e egli stesso di cui parlate?
