DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
IL BUFFET
28 ottobre 2016
Contrariamente a quanto ancora nel 2016 qualcuno continua a ritenere, preferendogli complicatissimi piazzamenti (possibili forieri di discordie decennali), quando gli ospiti sono molti un buffet non rappresenta per nulla una soluzione di ripiego, anche se va detto che in occasioni formali non è facile organizzarne uno come si deve.
I suoi pregi: (1) nessuna necessità di piazzamento; (2) i tavoli imbanditi sono belli da vedere più di una mise en place; (3) agli invitati viene offerta maggiore scelta di piatti (cosa che tra l'altro consente di allentare le tensioni legate a intolleranze alimentari, precetti religiosi e altro). Infine (4) un buffet elimina molti dei problemi legati alla qualità servizio, spessissimo punto dolente di eventi anche importanti.
Un solo argomento a sfavore: la soluzione è ritenuta "poco elegante". Detto che i luoghi comuni sono durissimi a morire, pur se orrendi, veniamo all'unico, vero punto dolente: comunque la si metta, un buffet costa (a testa) molto più di un pranzo "seduti". Quello che si risparmia in personale lo si raddoppia in vettovaglie, e a fronte della spesa, i più penseranno anche che si è voluto risparmiare.
CINQUE SUGGERIMENTI.
1. I tavoli per i cibi e - se separati, per le bevande - vanno sistemati ad una distanza da pareti e finestre tale da rendere possibile per i camerieri servire gli ospiti, ovvero agli invitati di girarvi intorno.
2. Dal momento che il rischio maggiore in questi casi è l'assalto alle cibarie all'arma bianca, che scoraggia i puri di cuore ed eccita gli spavaldi, per evitare l'intasamento è indispensabile calibrare con attenzione il numero dei tavoli rispetto al numero previsto dei commensali.
3. Piatti, posate e, soprattutto, bicchieri devono essere tanti da assicurare ad ogni ospite più di un cambio.
4. La somma delle porzioni per portata deve essere superiore di un bel po' al numero degli ospiti.
5. Si apparecchia TUTTO il salato insieme (salvo gli aperitivi, che dovrebbero passare a braccio; altrimenti se ne può fare a meno), ovvero MINIMO: due-tre primi (riso e pasta corta), tre secondi, tra cui uno di pesce e uno di carni miste, diversi contorni. Se gli spazi lo consentono, uno o più tavoli tavoli saranno riservati al dessert; altrimenti, il salato verrà sparecchiato e sostituito da dolci e frutta.
TRE LE MODALITA' DI ORGANIZZAZIONE.
Nella prima gli ospiti si servono da soli e mangiano in piedi. E' un po' scomodo per loro ma infinitamente più facile per voi. Attenzione in questo caso alle pietanze. TUTTE dovranno poter essere mangiate senza coltello; possibilmente (finger food) anche senza piatto.
La seconda prevede tavoli d'appoggio. Gli ospiti si servono da soli - i piatti si trovano, insieme alle posate, su un lato del tavolo - poi raggiungono i tavolini sui quali sono apparecchiati bicchieri e bevande. Se lo spazio consente che i posti a sedere siano quasi tanti quanti gli invitati, questa soluzione è a nostro avviso la migliore.
Nella terza i tavoli sono apparecchiati ed in numero sufficiente da consentire a tutti di sedersi: gli invitati si recano ai tavoli da buffet, vengono serviti dai camerieri, quindi raggiungono i tavolini, provvisti di tutto tranne che dei piatti.
Nel secondo e nel terzo caso, se alcuni ospiti sono molto più importanti degli altri può essere per loro allestito appositamente un tavolo d'onore, perfino con i posti assegnati. Il servizio al tavolo (solo a "quel" tavolo), invece, lo sconsigliamo; è vero che se le autorità sono riconosciute come tali nessuno avrà a dolersene, ma è sempre bene che le differenze di trattamento non siano "troppo".
