DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
BUSINESS ATTIRE
12 marzo 2015
In America del Nord è abbastanza frequente leggere l'indicazione "business attire required" su un invito (capita, in verità, perfino di vedere "casual attire", che vuol dire "venite vestiti come vi pare purché coperti", nel senso di non ignudi). Significa che a quell'evento - uno qualsiasi, da una conferenza a un'inaugurazione, da una cena a un party - dovrete presentarvi secondo le regole del business attire.
Riassumendo: invitati a una cena "casual attire" (se chi invita NON ha dato indicazioni vuol dire che non gli importa un fico secco di come vi vestirete a casa sua; siete autorizzati a tenervi pantaloncini fiorati, capelli verdi e scarpe da ginnastica) è sostanzialmente vietato solo lasciare scoperte parti del corpo. Mentre se sull'invito sta scritto "business" - attire o casual, è uguale - dovrete far caso a cosa indossare.
Dal sito del College of Business, University of Missouri - Columbia: un abbigliamento corretto "non serve a mostrarsi all'ultima moda ma per ottenere un buon giudizio in ambiente di lavoro". Questo significa innanzitutto (ma vale solo SUL luogo di lavoro): se in un'azienda ci sono delle regole - tutti in giacca, tutti vestiti di nero, donne solo in gonna, eccetera - seguitele. E significa poi: anche fuori dal luogo di lavoro, la gente intorno a voi non ama essere disturbata (né attratta né respinta) dal vostro aspetto.
Business attire, regole per uomini e donne: 1) è indispensabile una accurata pulizia personale; 2) l'abito, quale che sia, deve essere pulito e stirato, non sembrare usato né avere etichette o fili pendenti; 3) gli indumenti di qualità durano a lungo e si indossano meglio, quindi spendete per vestire; 4) abbiate capelli curati e unghie in ordine (sconsigliati anche gli smalti aggressivi); 5) usate profumi leggeri e non invasivi; 6) indossate pochi gioielli (meglio solo orologio e fede per lui, niente piercing, no a orecchini enormi e colorati per lei); 7) i colori (ovunque addosso) non sono vietati ma devono essere considerati pericolose possibilità di errore.
Business attire, regole per uomini: 1) vanno portati vestito, camicia e (consigliata) cravatta; 2) sono sempre necessarie le calze, che non possono essere corte o colorate, con la cintura e le scarpe (mai sandali!) preferibilmente di pelle; 3) vietate le barbe incolte.
Business attire, regole per donne: 1) inappropriate le gonne sopra al ginocchio o con lunghi spacchi, spalle e schiena nuda, indumenti che somiglino a biancheria intima, abiti trasparenti, pantaloni stretti; 2) poco trucco; 3) sempre le calze, anche d'estate, e scarpe senza tacchi da vertigine.
Può sembrarci curioso che da una "regola" si debba apprendere come nell'occasione "X" (business attire required) vadano evitate le magliette sotto i vestiti, sia indispensabile astenersi da scarpe senza calze e necessario sembrare composti e decorosi piuttosto che sguaiati o dall'aspetto sciatto, ma tant'è. In buona sostanza, per gli europei del Sud un invito "business attire" (non è proprio così, ma dipende dal diverso valore che si dà all'abbigliamento da noi e da loro) equivale ad "abito scuro". Certo, vestiti "abito scuro" a un party "business attire" in America probabilmente sarete i più eleganti, forse quasi troppo, ma fuori posto non sembrerete di certo.
