UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
UN RIMEDIO PER LA NOIA
26 giugno 2018
"Noia crudele! Solo per dimenticanza gli autori delle pene dell'inferno possono non avercela messa" (Giacomo Casanova, avventuriero e scrittore [1725? - 1798]).
A metà del settecento, annoiarsi era un lusso riservato a pochi liberi pensatori (peraltro, perlopiù, ricchi). Dopo quasi tre secoli, si è trasformato in uno dei timori paradossali del nostro tempo, pieno di cose da fare quasi fosse per forza.
Ma facendo salve le differenze nel numero dei potenziali annoiati, ora come allora il solo vero rimedio al problema è incontrare altri esseri umani, dai quali apprendere o con i quali, almeno interagire. Allontanare la noia mettendo in comune esperienza e curiosità.
La maniera più semplice per farlo non è cambiata: condividere il mangiare e il bere. Eppure, mentre le pubblicità degli aperitivi esorcizzano la solitudine offrendo modelli irreali, una specie di approssimazione generalizzata ci impedisce di imparare alcunché (nel senso profondo cui allude la matrice latina del termine, cioè "fare proprio").
Mettere insieme le persone giuste. Come si fa? Evitare i violenti verbali e chi parla solo di se stesso, d'accordo. Poi? Cominciamo col dire che una cosa sono gli eventi in piedi (assimilabili al dopocena), altra i seduti, e rimandiamo a precedenti post le regole di piazzamento e i pranzi di lavoro.
Innanzitutto, vediamo il "come". Lo strumento principale è il telefono, ma non si può (più) considerare sbagliato l'uso di email, Whats'App o Messenger, che di solito consentono di rispondere (e di ricevere risposta) con maggiore agio. In ogni caso gli inviti vanno fatti con congruo anticipo (15/20 giorni).
Veniamo al "chi". E' giusto chiamare per primo chi si avrebbe maggior piacere a ospitare e/o potrebbe in qualche modo rappresentare l'attrattiva della serata, "richiamo" o collante per gli altri (che comunque avranno l'accortezza di non domandare "chi altro c'è"?: sarà il padrone di casa a dirlo, eventualmente).
Se si fanno le cose per bene, i motivi del convivio possono anche non essere del tutto disinteressati: divertirsi, certo, ma anche ingraziarsi il capo, corteggiare, consentire di corteggiare, sdebitarsi e bla bla bla. Poi, certo, a chi non piacerebbe ricevere l'attore famoso, il pittore affermato, il politico stravagante, il ricco potente?
Non sempre è possibile, ma la scelta degli invitati deve sempre avere al centro sia, la piacevolezza dello stare insieme data dalla consuetudine (qualche vecchio amico), sia l'interesse che viene dal conoscere persone nuove. Insomma, bisogna cercare di mescolare. Dopo una cena con il Vescovo di Napoli e alcuni professori universitari, tutti rigorosamente cattolici, un noto Deputato ebbe a raccontare che una serata a un cineforum iraniano sarebbe stata più allegra.
Allo stesso modo non si può essere o "sentirsi" troppo diversi: a un pranzo a Parma Spadolini, allora Presidente del Senato, fu messo a tavola con alcuni notabili del posto i quali, per timore reverenziale, si astennero dal rivolgergli la parola nonostante la padrona di casa facesse ogni sforzo per agevolare la conversazione. Non fu un successone...
Le regole sono poche e di buon senso; più o meno in pari numero maschi e femmine, senza aver paura per le differenze anagrafiche: se gli invitati hanno qualcosa da dire e sono gente curiosa, avere giovani e gente di mezza (più difficile ma non impossibile, terza) età, di solito aiuta.
Poi mettere tutti a proprio agio, presentando chi non si conosce, sottolineando amicizie o esperienze comuni, ricordando, dell'uno o dell'altro, l'ultimo succeso o il prossimo traguardo. Inoltre, dividere piccole o piccolissime incombenze (tagliare il pane, aprire una bottiglia, portare qualcosa in tavola), quasi sempre contribuisce a stemperare il clima e favorire la conversazione.
Da non tralasciare la qualità del cibo, che fa contenti tutti e allenta eventuali imbarazzi. Terminiamo con un'ultima, malinconica raccomandazione: ormai, è bene evitare di mischiare personaggi molto lontani in politica: un simpatizzante PD e uno del M5S rischiano di strillarsi addosso accuse reciproche surreali, incomparabili con le vecchie, ben più gestibili in fondo, polemiche tra PCI e DC...
