DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
TRA NATALE E CAPODANNO (1)
8 dicembre 2017
Il Natale dura un mese: da oggi al sei gennaio. Che il primo brillare dell'albero ci incupisca o pervada di euforia benefica, i nodi (materiali) da affrontare non cambiano: che cosa e come augurare, vestire (casa, tavola, noi stessi), regalare.
AUGURI. Intanto, è giusto domandarci se la persona che li riceverà ricorda con precisione chi siamo. Si dovrebbero mandare auguri a qualcuno che con noi "divide" qualcosa (amore, amicizia, interesse), sennò è l'intrusione nella vita di un altro con la scusa del Natale.
Abbiamo deciso a chi spedirli. Sono tutte persone abbastanza "vicine"? Bene, passiamo alla domanda successiva: carta, mail, sms o altro?
Quantomeno per ragioni di compatibilità ambientale, è evidente che non esiste ragione per snobbare il formato elettronico, dai messaggi diretti sui social agli sms fino a whatsapp. Peraltro, si risparmia: un biglietto vero spedizione inclusa non costa meno di un euro e mezzo. Ma se fossimo disposti comunque a spendere una parte di quella cifra, varrebbe la pena farlo con una e-card.
Le cartoline virtuali hanno avuto un boom sul finire dello scorso decennio per venire gradualmente sostituite dalla versalilità - più agile e altrettanto gratuita - degli smartphone. Ma per Natale se ne continuano a mandare, grazie a molte ONLUS, che in cambio di un contributo anche piccolo ne forniscono di personalizzabili (e libere da virus, timore che ha contribuito non poco a ridurne la circolazione). E' un servizio nato per le aziende ma nulla vieta che possa essere usato anche dai privati. Ecco, chi vuole mandare un pensiero originale e utile, ne compri un pacchetto; esistono con o senza certificato di donazione, da spedire per conto proprio o complete di servizio d'invio; basta poca buona volontà.
Chi non intende rinunciare a fascino dei biglietti di carta (acquistati, loro senz'altro, per beneficenza), si ricordi di firmarli in originale. Mille auguri con una firma fotocopiata valgono quasi nulla. Gli indirizzi sulle buste invece paradossalmente vanno bene scritti al computer; a mano potrebbe farlo chiunque, anche una terza persona, cosa questa che dal punto di vista della percezione del coivolgimento di chi scrive non rende il risultato diverso rispetto a quello offerto da una macchina.
VESTIRE LA CASA. Si è fatto negli ultimi anni un parlare eccessivo di albero e presepe. L'essere credenti o la difesa presunta dell'identità nazionale c'entrano poco: questo modo, insieme sacro e popolare, di vivere il Natale è talmente "nostro" che discuterne è come cominciare un dibattito sugli spaghetti partendo dalla domanda se debbano essere difesi o no.
Addobbare durante le feste, specie se in casa ci sono bambini, è giusto. Albero a parte (che è buon uso, ormai, sia sintetico; a far diversamente sono autorizzati solo gli allergici alla polvere), evitati i babbo natale che si arrampicano sul balcone, si può dare libero sfogo alla fantasia, e anche se "meno è meglio", una ghirlanda fuori dalla porta è sempre un bel benvenuto per chi viene a trovarci. L'importante è smontare tutto poco dopo l'arrivo dei magi (e della befana).
VESTIRE LA TAVOLA. Una bella tovaglia è vecchiotta, morbida, preferibilmente di colori chiari, eventualmente ricamata al centro e ai bordi, perfettamente stirata, che scenda tra i 20 e i 40 centimetri dal piano e va benissimo anche senza tovaglioli identici. Detto questo, può essere rossa, certo, ma non è indispensabile; qualche richiamo al Natale è perfetto nell'ornamento e negli accessori: le candele sono bellissime e fanno sempre "festa", così come un centrotavola di frutta e rami di stagione.
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IL RESTO TRA 15 GIORNI
