UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
BON TON AMERICANO
22 aprile 2016
Gli USA sono un paese più formale del nostro: parafrasando Max Weber, lo spirito di Calvino influenza anche la gestione dell'apparire, percepito come legato a quel che si è non solo "al di fuori", ma intimamente.
Non ingannino i semplici "HI!" anche al primo incontro seguiti dai nomi di battesimo e la pressoché totale assenza di titoli accademici (Doctor è solo il medico): le cose alle quali fare attenzione sono molte...
1) Vietato cominciare a mangiare prima che tutti i commensali siano stati serviti. Non è che da noi sia diverso (la regola dice che è bene aspettare, salvo il caso di un tavolo molto grande - più o meno oltre i 14/16 - per evitare che i primi gustino pietanze fredde); la differenza la fanno le abitudini di sala: siccome negli USA anche ai pranzi formali di solito l'evento si svolge con tavoli tondi da 8/10 (insomma, gli "imperiali" sono rari), ecco che i conti tornano.
2) L'alcol può essere offerto e consumato solo dopo i 21 anni: attenzione in ambienti non confidenziali perché si rischiano bei guai.
3) In macchina altrettanto hanno comportamenti rigidissimi: i limiti di velocità sono Vangelo, non si superano per nessuna ragione gli scuolabus fermi per far scendere i bambini ed essere beccati alla guida in stato di ebbrezza è una noia grossa o grossissima (dipende dagli Stati).
4) Al ristorante, è bene aspettare che sia il cameriere ad accompagnare al tavolo, e lasciare la mancia (almeno il 10%, non oltre il 20%) è assolutamente obbligatorio. Chi si "dimentica" metta in conto di poter essere rincorso anche con pervicacia.
5) Sul lavoro, gli americani non si sentono legati come in Europa allo standard "giacca e cravatta" (inteso come "completo"), ma tengono molto al dress code aziendale. Se si fa parte di un gruppo, non è raro essere chiamati a indossare una divisa (non necessariamente identica, una cosa tipo, pantalone blu, maglione blu camicia bianca) insieme ad altri dello staff; essendo assimilati a un grado più alto, il "segno distintivo" può essere una cravatta, appunto, o una spilla per le donne. Il badge deve essere sempre ben visibile; mentre da noi per quelli che si "sentono" importanti portarlo è una specie - non si sa perché - di deminutio, lì può capitare di vederlo addosso anche al Presidente.
6) Nel privato, non di rado gli inviti sono accompagnati da un dress code (business attire o casual attire, perlopiù), non così impegnativo ma pressoché tassativo.
7) I biglietti da visita li hanno tutti, e li usano come un sereno strumento di lavoro, senza alcuno spazio per le nostrali vanità. Quindi non c'è da stupirsi se mancano di titoli o - addirittura - privilegiano (caratteri più grandi) il nome al cognome.
8) Il politically correct nelle conversazioni (così stucchevolmente diffuso anche da noi, dove pure "dribblarlo", seppure con leggerezza, è possibile) è una specie di malattia: anche per scherzo, mai nigger mai indian mai allusioni sessuali anche blande. Il lavoro però è un argomento neutro come il tempo per gli Inglesi, e si può parlare di danaro con disarmante disinvoltura (domandare "quanto guadagni?" non è considerato inopportuno).
9) Il contatto fisico è meno frequente rispetto alle nostre abitudini: il baciamano non esiste; gli uomini evitano di accarezzare i bambini a casa di persone non intime; perfino stringersi la mano tra sconosciuti può essere considerato fuori luogo - New York fa differenza; per tutto è più simile all'Europa - e i baci di congedo sono inusuali (fra donne va bene, ma uno solo e appena sfiorato).
10) Hanno con la toilette un atteggiamento pragmatico: quando vai a una festa spesso dove siano i bagni è la prima cosa che ti dicono, a volte nella porta non c'è la chiave e semplicemente chi esce la lascia aperta per far capire che è "libero" (davanti a un uscio chiuso non va bene neppure bussare: è certamente "occupato"). Eppure, può ancora capitare che una Signora non più giovane dica di voler "spendere un penny": vuol dire che sta cercando il bagno.
