UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
ORGANIZZARE LE NOZZE
19 maggio 2017
Il proprio matrimonio, come banco di prova per la gestione di futuri eventi pubblici, non teme rivali.
Cominciamo con la scelta della data. Al di là delle convenzioni cabalistiche (venerdì e martedì no, giugno meglio di luglio eccetera), che ciascuno interpreta come meglio crede, vanno valutati nei limiti del prevedibile gli impegni altrui. Considerato l'anticipo con il quale di solito si fissa l'avvenimento, gli unici impedimenti cui dovrebbe essere offerta attenzione sono i possibili eventi mediatici comuni. Se si può, niente matrimoni nella fase finale dei mondiali e degli europei di calcio; attenzione alle olimpiadi e ai programmi televisivi di grande successo (Sanremo serata finale e simili), o ad altri eventi speciali tipo blocchi totali del traffico a domeniche alterne o una visita del Papa alla propria parrocchia.
Poi c'è da pensare agli inviti e alle partecipazioni. Tutto va mandato massimo due mesi minimo un mese prima delle nozze. Le partecipazioni senza invito (e i relativi inevitabili dubbi: Dovrò andare solo alla cerimonia e non al ricevimento? Debbo fare un regalo? Perché non mi hanno invitato?) hanno ancora senso in tempi di social network? Si dava notizia del matrimonio dei propri figli per informare il mondo del loro cambiamento di status, quella era la ratio... Senza contare che la divisione degli amici in due categorie ("invitati" e i "partecipati") può generare incomprensioni secolari.
Quanto alle partecipazioni/inviti, ecco: un cartoncino doppio, ripiegato in due, di 30 centimetri per 18, a sinistra (guardando) partecipano i genitori di lei, a destra (idem) i genitori di lui. Verso i 40 è bene partecipare da sé. Si è liberi di scrivere ciò che si vuole, ma a noi par di dubbio gusto l'elencazione di titoli professionali o accademici; nome e cognome sono più che sufficienti. Dentro, un cartoncino singolo (14 cm. X 10 cm.) con l'indicazione "Andrea e Maria dopo la cerimonia a Villa Felicità" (oppure, "in casa"), semplice e diretta, con l'indicazione dell'indirizzo esatto. Per conoscenza, l'invito tradizionalmente veniva dai genitori della sposa: non si fa più.
Il ricevimento normalmente ha luogo in un albergo, in un Palazzo di città utilizzato allo scopo oppure, se si può, nella casa di una delle due famiglie (anticamente, della sposa). A seconda dell'ora delle nozze, va offerto un pranzo o una cena, che comunque devono essere ristretti nei tempi quanto più è possibile: insomma, vietato tenere a tavola gli invitati per più di un paio d'ore.
Nella disposizione dei posti valgono le regole generali dei ricevimenti seduti: denominate i tavoli in qualche modo (nomi di frutti o di fiori ma anche di minerali, o personaggi dei fumetti...) e assegnate a ciascuno il suo tavolo; mettete insieme le persone che più o meno possano andare d'accordo tra loro e il gioco è fatto.
Che tavolo fare per gli sposi? Tutti lo considerano il tavolo d'onore e vorrebbero prendervi posto, e dal momento che una selezione va fatta si finisce per scontentare qualcuno. Due le soluzioni: uno, i genitori e i testimoni; due, solo gli sposi. Siccome gli sposi sono costretti a girare costantemente fra gli ospiti lasciando soli gli altri commensali del loro tavolo, meglio la soluzione due.
Una riflessione sulle bomboniere. Se vi riesce, lasciate stare. Riuscire a offrirne di belle a tutti è difficilissimo. Mettete i confetti in un contenitore da cui si servirà chi vuole, magari utilizzando un cucchiaio d'argento. La cosa non esclude l'invio di bomboniere-ricordo agli amici più intimi qualche giorno dopo le nozze. [Parentesi necessaria: la tradizione vuole che dopo alcuni giorni la famiglia della sposa ringrazi i presenti, che hanno fatto un regalo, inviando una bomboniera con confetti in numero dispari].
Ultimo problema: chi paga? L'uso antico prevede che spetti allo sposo l'acquisto delle fedi, il bouquet, il viaggio di nozze, l'arredamento della nuova casa. Tutto il resto, dalle partecipazioni alla cerimonia, dall'eventuale addobbo della chiesa al ricevimento, a carico della famiglia di lei. Nulla di tutto questo ha più senso, evidentemente. Salvo per le fedi e il bouquet si faccia a metà di tutto, lasciando al passato divisioni di spesa fondate su distinzioni di ruolo che non esistono più.
