DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
CASUAL ATTIRE
25 settembre 2015
Che calzino bianco e sandalo francescano siano inindossabili (con le debite indulgenze per i minorenni e i madre lingua nordica) dovrebbero saperlo tutti, ormai. Ma non basta. Quello è il punto limite: dopo averlo superato si è inemendabili e al tempo stesso "sciolti" da qualsiasi regola.
Perché le regole, se così possiamo definirle, sono molte di più, e si avvicinano a quello che, per gli anglofoni, è il dress code "casual attire".
La t-shirt. Si può. Ma non quelle da souvenir dopo il safari in Kenya o appena tirate fuori dal pacco della gara podistica (a meno di aver corso una maratona arrivando in fondo), che sono a malapena utilizzabili come pigiama quando si dorme da soli. Sì alle grafiche berlinesi, ma non per gli over 40, ai quali è vietato quasi tutto tranne le tinte unite. Quale che sia il disegno, sempre e comunque giro collo: le magliette con la "V" sono consentite solo nello stesso girone delle pochette uguali alla cravatta e dei copribottoni d'oro.
La polo è sempre ben accetta. Tinta unita ma anche colorata d'estate, è il giusto compromesso se non si vuole portare la camicia. Va bene di giorno e anche di sera ma deve essere della misura giusta. No roba attillata alla Ken di Barbie e nemmeno larga che sembra ci siate cascati dentro. Manica lunga o corta non importa, ma il colletto sempre abbassato. Per qualche ragione a noi sconosciuta, sui social le polo con il colletto alzato vengono irrise più degli smoking ai matrimoni.
La canotta. Ad esclusione della partita di basket, è assolutamente da evitare se non si vuole passare per il cosplay del protagonista di un trash italiano anni settanta o per uno di una gang del bronx. Nemmeno in palestra, se possibile.
La camicia. Quella a maniche corte la possono indossare solo i surfisti californiani. Sì alle righe, e sì agli scacchi ma solo per la gita fuori porta. No ai fiori hawaiani, passati di moda anche per le feste a tema. Le camicie a fantasia (piccola, ripetuta) possono essere molto belle, ma vanno sapute scegliere. Quindi, nel dubbio, magari portando lei a cena, siate classici. L'azzurro/celeste va benissimo; il solo rischio sta nelle tonalità (onde evitare di essere scambiati per tranvieri, ferrovieri o netturbini), quindi se la vostra "cartella colore" si limita a cinque elementi e il "celeste" vi mette confusione, andate sul bianco. La camicia sempre dentro i pantaloni. Fuori se è morbida e di lino. Fuori se è sopra un bermuda. Ma in quel caso sarete certamente al mare.
E sulle spalle? Detto che la giacca sui jeans si può portare benissimo (un blazer è perfetto perfino sulle polo), vada per la felpa con il cappuccio, un evergreen della domenica, dello sport e della scampagnata (ma al pranzo dai suoceri no, tanto per dire). Sì al maglione (meglio uno di cashmere che tre di lana o di cotone, a parità di costi), però occhio ai buchi e ai polsi consumati. I colori vanno bene. Un uomo che possiede solo maglioncini grigi e blu dà l'idea di una persona noiosa; sbizzarritevi almeno sui verdoni e i marroni. Per quanto riguarda le fantasie, niente è meglio di poco e poco è meglio di parecchio; naturalmente, se le righe stanno sulla camicia non sono sul maglione. Sì al gilet, al cardigan e al collo alto. La cosa più importante è che calzino il giusto (la camicia o la maglia non devono uscirne, ecco).
Ancora sopra... I cappotti di Casentino sono sontuosi, ma bisogna saperli portare, come i loden. Negli ultimi anni hanno tirato fuori giacche high tech meravigliose, che tengono caldo evitandovi di sembrare degli airbag tipo omino Michelin. Ecco, una di quelle andrà benone.
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Seguirà una seconda e ultima parte (CASUAL ATTIRE 2), a proposito di pantaloni, scarpe e calze. Per entrambe, graze a FM.
