DIECI REGOLE PER UN EVENT MANAGER
31 marzo 2020
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.
ALCOL A TAVOLA E RELAZIONI DI STATO
12 novembre 2015
La Repubblica di ieri, poche righe a pagina 34 dal titolo: Vino a tavola per Rohuani (,) Salta la cena. "Il Presidente itaniano Hassan Rouhani non siederà a tavola con il suo omologo francese Francois Mitterrand (sic... ma non è questo il punto, naturalmente). L'Eliseo annulla la cena prevista dopo che Teheran ha chiesto un pasto halal e senza alcool, così come prescrive l'Islam".
"Rouhani arriverà a Parigi la settimana prossima per discutere i nuovi rapporti economici tra i due paesi dopo la fine delle sanzioni. Lui e Hollande si vedranno lontano dai pasti per evitare quel che accadde nel 1999, quando l'allora Presidente Khatami saltò la Francia durante un viaggio europeo perché l'Eliseo si rifiutò di togliere il vino da tavola".
Della questione questo sito si è occupato tredici anni fa (25/11/2002 - IL RISPETTO E LA DIVERSITA'; chi ne abbia curiosità trova l'articolo in archivio), e le cose non sono cambiate: se si vuole dialogare con gli Iraniani è indispensabile considerare con attenzione adeguata il loro protocollo.
Questo non significa che sia indispensabile accettare ogni condizione: oggi i Francesi (come gli Spagnoli nel 2002 e al contrario di Oscar Luigi Scalfaro tre anni prima; è la questione che dette spunto alla vecchia newsletter) hanno rinunciato alla tavola pur di evitare di pasteggiare a succhi di frutta, ma dal 1999 un passo avanti si è fatto eccome.
Perché allora Khatami annullò la tappa francese, mentre oggi il compromesso di evitare eventi conviviali seduti (con l'alcol nei bicchieri sullo stesso desco, cosa ingestibile per il clero iraniano) ha consentito la prosecuzione di un dialogo quanto mai necessario, con l'occasione della fine delle sanzioni ma soprattutto viste le prospettive fosche dello scenario siriano.
Il cerimoniale, per quanto banalizzarne gli aspetti formali sia comune e (talvolta) perfino divertente, si occupa di questioni apparentemente minori ma ha motivo di esistere finché c'è relazione. Da Westfalia in avanti, non esiste ragione di regolamentare gli incontri in assenza di volontà di pace.
