UNA GUIDA PER VIDEO MEETING
23 aprile 2020
Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
IL CERIMONIALE A FUMETTI
13 gennaio 2017
Nei numeri 3183 e il 3185 di TOPOLINO sono comparse due storie che non solo testimoniano l’esistenza delle buone maniere e del cerimoniale, ma addirittura ne tratteggiano l’importanza nella vita dei protagonisti. Nella prima Paperinik si confronta con un capo degli Evroniani chiamato bon ton.
Nella sua lingua il nome significa “colui che sa come comportarsi”, e questo gli dà l’autorità per guidare con coraggio il suo popolo. Nella seconda, il maggiordomo di Zio Paperone tenta di convincere Dinamite Bla della indispensabilità delle buone maniere.
La circostanza ci ha incuriositi, e abbiamo cercato un contatto con gli autori per conoscere le origini di questi lusinghieri riferimenti.
Ecco la risposta ricevuta da Alessandro Sisti, autore del soggetto e della sceneggiatura della storia del numero 3183 che ha per protagonista Paperinik, dal titolo Cronaca di un ritorno. Il suo omaggio scherzoso nasce dal “convincimento, corroborato dall’esperienza di vita, che in tempi in cui denaro, notorietà e perfino l’autorità possono avere molte e diverse origini, la proprietà di comportamento è la migliore misura della qualità personale. Si tratta di un’indispensabile manifestazione di rispetto, che a determinati livelli diviene arte ed estetica (…) Nell’ambito istituzionale le forme debite assumono un peso tale da attribuire al cerimoniale importanza sostanziale come lessico espressivo”.
Il libro che di ilcerimoniale.it è il papà (Il buon Cerimoniere, Gangemi, scritto nel 1999), utilizzava i personaggi dei fumetti come “maschere” per rappresentare ordini di precedenza (viene prima Paperina o Zio Paperone?), intestazione di biglietti da visita e carta da lettere (si scrive “il Sindaco Archimede Pitagorico” o “il Sindaco dott. Archimede Pitagorico”?) e molto altro.
Alessandro Sisti ci ha fatto il regalo di dare un’occhiata a questo sito. “Me lo sono profondamente goduto, e non mi sono sfuggite le frequenti incursioni del mondo Disney, dal Pico de Paperis che funge da prototipo per la corretta scrittura degli indirizzi, alla citazione di Zio Paperone, relativa allo spreco di tempo delle riunioni. Mi hanno fatto pensare che se in qualche misura riusciamo ad essere presenti nella memoria di chi maneggia ben altri temi, forse in fondo offriamo anche noi qualcosa di buono”.
Sì, gentilissimo autore, è proprio così. C’è moltissimo di buono nello scrivere storie che sappiano far sognare piantando con noncuranza semini di fiducia nel prossimo, nella bellezza dei gesti, perfino - con la forza dell’ironia - nell’importanza delle istituzioni. Il cerimoniale e il protocollo hanno consistenza non solo giuridica, ma “democratica”, perché è attraverso la certezza delle loro forme che si manifestano lo Stato e le Istituzioni. L’individuazione delle appropriate forme di comportamento, sia individuale sia istituzionale, l’uso di simboli adeguati, consentono la veicolazione di significati che vengono letti e interpretati, e prima o poi arrivano a destinazione, che siano giusti o sbagliati (ma a questo, putroppo, si tende a non dare più alcun rilievo).
Il nostro tentativo di trattare con leggerezza argomenti solitamente considerati minori, vecchi e barbosi, comunicandoli per quanto possibile insieme a esempi concreti e attuali, nasce dal convincimento di non essere soli. La compagnia di Topolino è inaspettata, e meravigliosa. Grazie davvero.
(Scritto con Francesco Piazza)
